Co to są doręczenia elektroniczne?

Już 1 lipca 2021 roku wejdzie w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych, która wprowadza nowe zasady funkcjonowania elektronicznych przesyłek rejestrowanych w Polsce, umożliwiając ich stosowanie zarówno w obrocie administracyjnym, gospodarczym jak prywatnym.  

 

Czym jest doręczenie elektroniczne?

Rejestrowane doręczenie elektroniczne jest usługą wprowadzoną na poziomie europejskim poprzez rozporządzenie eIDAS. Definicja w rozporządzeniu jest następująca: 

„usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego” oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany”.

Działanie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego polega na przekazaniu przesyłki od nadawcy do odbiorcy, wystawieniu dowodów wysłania oraz otrzymandanych. Dodatkowo usługa zaufania zbiera dowody z przeprowadzonych przez siebie czynności – np. identyfikacja nadawcy lub odbiorcy czy dowody związane z czasem wysłania lub odebrania przesyłki. 

Usługa doręczenia elektronicznego zapewnia, że przesyłka pozostanie poufna w drodze pomiędzy nadawcą a odbiorcą, a także nie zostanie zmieniona w sposób nieuprawniony lub naruszona w jakikolwiek inny sposób. 

 

Realizacja e-Doręczenia przez dostawców usług zaufania

Doręczenia elektroniczne są realizowane przez niezależnego dostawcę usługi zaufania na rzecz stron trzecich. Dzięki takiemu podejściu dostawca usługi doręczenia elektronicznego jest bezstronnym świadkiem, który zapewnia dowody z całego procesu doręczenia, podobnie jak notariusz jest bezstronnym świadkiem podpisania umowy. Dostawca ten realizuje usługę zazwyczaj za opłatą, w oparciu o normy techniczne, z zadeklarowaną praktyką oraz jest audytowany przez akredytowanych audytorów. Całość działania takiego dostawcy podlega nadzorowi w zakresie usług zaufania.  

 

Usługa doręczenia elektronicznego może być realizowana przez jednego dostawcę usługi zaufania, lub też umożliwiać doręczenie dzięki współpracy wielu dostawców usług doręczenia elektronicznego. 

 

Kwalifikowana usługa elektronicznego doręczenia   

Rozporządzenie eIDAS wyróżnia kwalifikowane usługi doręczenia elektronicznego. Usługa ta, jak wszystkie kwalifikowane usługi, korzysta z domniemań prawnych, które są równorzędne na poziomie całej Unii Europejskiej. Korzysta także z zasady niedyskryminacji kwalifikowanych usług zaufania. 

Najważniejsze elementy kwalifikowanej usługi e-Doręczenia:

  • dane wysłane i otrzymane przy jej użyciu korzystają z domniemania integralności danych,
  • dane wysyłane są przez zidentyfikowanego nadawcę i otrzymania ich przez zidentyfikowanego adresata, 
  • dokładność daty i czasu wysłania i otrzymania danych (przesyłki) wskazanych przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 

 

Kwalifikowana usługa doręczenia elektronicznego świadczona jest przez kwalifikowanego dostawcę usługi zaufania lub przez współpracujących ze sobą kwalifikowanych dostawców usługi zaufania. Wszyscy kwalifikowani dostawcy usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego są zobowiązani spełniać wymagania bezpieczeństwa.  

 

Kwalifikowane e-Doręczenie zapewnia identyfikację nadawcy, a także identyfikację adresata (jeszcze przed dostarczeniem przesyłki). Identyfikacja ta ma zagwarantować obu stronom bezpieczeństwo obrotu, ochronić przed niechcianą korespondencją, a także zapewnić autentyczność przekazywanych danych. Może być realizowana w oparciu o wiarygodne środki identyfikacji funkcjonujące krajowo lub oparta na innych mechanizmach (w szczególności podpisu elektronicznego).  Wymagane jest także, aby każde uwierzytelnienie było realizowane przy pomocy o mechanizmu opartego co najmniej o 2 cechy lub techniki kryptograficzne.  

 

Kwalifikowana usługa doręczenia elektronicznego wykorzystuje szereg mechanizmów zabezpieczających każdą przesyłkę. W szczególności do zabezpieczenia zarówno wysyłanych jak i otrzymywanych danych jest używany zaawansowany podpis elektroniczny lub zaawansowana pieczęć elektroniczna, która ma na celu wykluczenie możliwości niewykrywalnej zmiany danych. Dodatkowo, jeżeli nastąpiła jakakolwiek zmiana danych, np. wynikająca z konieczności przekonwertowania, zmiany czcionki to jest ona wyraźnie wskazana zarówno nadawcy jak i adresatowi. A integralność wszystkich dowodów w tym samej przesyłki jest dodatkowo zabezpieczona kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu.  

 

Publiczna usługa doręczenia elektronicznego – Poczta Polska i e-doręczenie 

Ustawa ustanawia publiczną usługę doręczenia elektronicznego, którą będzie pełnił operator wyznaczony, czyli Poczta Polska. Publiczna usługa zgodnie z ustawą ma realizować wszystkie wymagania usługi kwalifikowanej, w szczególności zapewnić identyfikację nadawcy i odbiorcy a także dowody z doręczenia elektronicznego, które będą oznaczone kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu.  

 

Krajowy system doręczeń elektronicznych 

Ustawa wprowadza krajowy system doręczeń elektronicznych oparty o publicznego dostawcę usługi doręczenia elektronicznego oraz kwalifikowanych dostawców usługi doręczenia elektronicznego. O włączeniu kwalifikowanych dostawców w krajowy system doręczeń decyduje minister ds. informatyzacji, o ile potwierdzona zostanie realizacja wymagań standardu doręczeń elektronicznych ogłoszonego w BIP (Biuletyn Informacji Publicznej) przez ministra. Standard obejmuje w szczególności wymagania dotyczące adresacji, tworzenia dowodów z doręczeń oraz wzajemnej komunikacji pomiędzy dostawcami usługi. 

Publiczna usługa doręczenia elektronicznego będzie zapewniała bezpośredni przepływ przesyłek z i do podmiotów publicznych, będzie też mogła być stosowana bezpłatnie do przesyłek urzędowych przez osoby prywatne i firmy, natomiast kwalifikowane usługi doręczenia elektronicznego będą świadczone za opłatą i będą pozwalały na przekazanie przesyłek pomiędzy podmiotami prywatnymi a także na przesłanie przesyłek do podmiotów publicznych – za pośrednictwem publicznej usługi doręczenia elektronicznego.  

 

Podsumowanie  

Doręczenia elektroniczne mają zastąpić tradycyjne listy polecone w kontakcie z firmami i urzędami. Docelowo pozwolą nam na wysyłanie i odbieranie ważnych pism niezależnie od miejsca pobytu i niezwłocznie po ich nadaniu, zmniejszą koszty i ułatwią pracę. Ustawa o doręczeniach elektronicznych wchodzi w życie 1 lipca 2021 i wtedy ruszą pierwsze usługi, natomiast już 1 października 2021 administracja rządowa oraz część firm będą musiały obsługiwać doręczenia elektroniczne, do czego potrzeba będzie Baza Adresów Elektronicznych. Więcej o kalendarzu wdrażania elektronicznych doręczeń i adresie do doręczeń elektronicznych znajdziecie w naszych kolejnych artykułach. 

 

Więcej informacji o e-Doręczeniu można uzyskać poprzez udział w szkoleniu z doręczeń elektronicznych lub znaleźć w naszych raportach: 

 

——————————————————————————————————————————————————————————

Sprawdź szkolenie z doręczeń elektronicznych

——————————————————————————————————————————————————————————

 

Data publikacji: 7.01.2021

Powiązane