Czym jest adres do doręczeń elektronicznych?

Już od października 2021 roku zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych podmioty korzystające z publicznej usługi e-Doręczeń, a od 2023 również podmioty korzystające z kwalifikowanych usług e-Doręczeń mogą wysyłać i odbierać elektroniczne listy polecone.

Sprawdź nasze szkolenie z doręczeń elektronicznych

Zapisz się na szkolenie!

W tym celu ustawodawca wprowadził pojęcie adresu do doręczeń elektronicznych, którego celem jest zapewnienie jednoznacznego wskazania nadawcy oraz adresata w procesie przekazywania elektronicznych przesyłek.  

Adres do doręczeń elektronicznych – podstawowe informacje  

Adres do doręczeń elektronicznych to rodzaj unikalnego identyfikatora, którego istotą jest niepodważalne wskazanie nadawcy oraz adresata przesyłek obsługiwanych w ramach publicznej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 

W ramach krajowego systemu e-Doręczeń, organem odpowiedzialnym za utworzenie adresu do doręczeń jest minister właściwy do spraw informatyzacji, który musi zapewnić jego unikalność oraz jednoznaczne przypisanie do danego podmiotu:   

podmiotu publicznego – np. adres utworzony dla urzędu gminy;

podmiotu niepublicznego – adres utworzony dla adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego czy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, jak również przedsiębiorcy znajdującego się w rejestrze KRS oraz CEIDG;

osoby fizycznej.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń? 

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń nałożono zarówno na podmioty publiczne, przedsiębiorców i inne organizacje.

Zgodnie z przyjętym kalendarzem, obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych mają: 

organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,

ZUS, KRUS, NFZ,

zawody zaufania publicznego,

organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,

jednostki samorządu terytorialnego i ich związki

uczelnie wyższe, PAN.

Od 1 października 2029 sądy i trybunały, prokuratura, Służba Więzienna, komornicy i organy ścigania.

Przedsiębiorcy i organizacje zarejestrowanych w KRS i CEiDG.

Jak uzyskać adres do doręczeń elektronicznych?  

Minister do spraw informatyzacji nadaje adresy do doręczeń na podstawie wniosku składanego przez zainteresowany podmiot prawny lub osobę fizyczną: 

za pomocą publicznej usługi poprzez witrynę gov.pl lub biznes.gov.pl

za pomocą wybranej kwalifikowanej usługi, która będzie obsługiwała podmiot niepubliczny, w tym osoby fizyczne

poprzez rejestry zintegrowane np. przy aktualizacji danych przez podmioty wpisane do rejestru Krajowego Rejestru Sądowego oraz CEIDG;

Gdzie złożyć wniosek o adres do doręczeń elektronicznych? 

Jeśli chcemy korzystać z usługi publicznej założenie adresu do doręczeń elektronicznych możliwe jest tylko w sposób zdalny poprzez wypełnienie wniosku: 

dla przedsiębiorcy na stronie biznes.gov.pl

dla podmiotu publicznego lub osoby fizycznej na stronie gov.pl

By mieć możliwość złożenia wniosku należy zalogować się profilem zaufanym lub e-dowodem. 
 
W przypadku, gdy chcemy skorzystać z usługi kwalifikowanej założenie adresu do doręczeń elektronicznych możliwe za pośrednictwem wybranego przez nas dostawcy. 

We wniosku konieczne będzie podanie swoich danych, lub danych firmy, dla której zakładany jest adres. Jest możliwe również wskazanie administratora skrzynki, czyli osoby, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy. Po utworzeniu adresu i skrzynki, otrzymamy wiadomość, gdzie będzie instrukcja jak aktywować adres do doręczeń elektronicznych. Po aktywacji adresu zostanie on wpisany do bazy adresów elektronicznych. 

Jak sprawdzić adres do e-Doręczeń? 

Minister prowadzi Bazę Adresów Elektronicznych, która ma charakter rejestru publicznego przechowującego dane o podmiotach, dla których został utworzony adres do doręczeń.   

Adres do doręczeń elektronicznych nadany jednemu podmiotowi, nie może zostać przypisany innemu podmiotowi, nawet w sytuacji, gdy ten pierwszy przestał używać adresu do doręczeń elektronicznych.  

Jak długo ważny jest wpis adresu do Bazy Adresów Elektronicznych?  

Wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych dokonuje się na okres 3 lat w przypadku osób fizycznych. Przedłużenie wpisu na okres kolejnych 3 lat przez posiadacza adresu do doręczeń elektronicznych następuje poprzez złożenie oświadczenia woli z wykorzystaniem planowanej usługi online udostępnionej przez właściwego ministra.  

W przypadku adresu utworzonego dla podmiotów wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej lub działalności zawodowej adres jest utworzony na czas wykonywania działalności czy też zawodu.  

Dla pozostałych podmiotów, w szczególności podmiotów publicznych – wpisu dokonuje się bezterminowo.  

Ile adresów do e-Doręczeń mogę utworzyć?  

Do bazy adresów elektronicznych wpisuje się tylko jeden adres dla jednego podmiotu. Są pewne wyjątki od tej zasady. Na przykład dla osoby fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą oraz adwokatów lub radców prawnych dopuszcza się utworzenie i wpisanie do bazy dodatkowego adresu na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, bądź wykonywania zawodu, albo czynności służbowych.  

Czy adres do doręczeń elektronicznych to adres e-mail?  

Adres do doręczeń to nie adres poczty elektronicznej, ponieważ ten nie zapewnia jednoznacznej identyfikacji konkretnej osoby fizycznej czy prawnej. Na podstawie adresu do doręczeń elektronicznych będzie możliwe ustalenie do kogo i za pomocą jakiej usługi doręczeń elektronicznych ma trafić przesyłka. W szczególności mowa tutaj o nadawaniu przesyłek do podmiotów publicznych (wyszukiwanie adresu konkretnego urzędu). Dodatkowo podmioty publiczne będą miały możliwość znajdowania adresu do doręczeń elektronicznych na podstawie danych identyfikacyjnych, np. PESEL czy NIP, tak aby zapewnić komunikację z osobami fizycznymi.  

Obsługa adresu do doręczeń przez dostawcę usługi RDE  

Adres do doręczeń elektronicznych obsługiwany będzie przez dostawcę usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dostawca może świadczyć usługę publiczną (świadczona przez operatora wyznaczonego – obecnie Pocztę Polską) bądź usługę kwalifikowaną (inni dostawcy komercyjni). Wszystkie podmioty publiczne z mocy ustawy o doręczeniu elektronicznym będą obsługiwane przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Podmioty niepubliczne, w tym osoby fizyczne będą mogły zdecydować z której usługi chcą skorzystać – publicznej czy kwalifikowanej. Należy przez to rozumieć również dowolność podmiotu niepublicznego w zakresie przenoszenia adresu do innego dostawcy w celu jego obsługi.  

Czy możliwe będzie połączenie adresu do doręczeń elektronicznych z adresem e-mail?  

Na dostawcy usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie ciążył obowiązek zidentyfikowania i uwierzytelnienia nadawcy oraz odbiorcy przesyłki. W zależności od dostępnych wariantów usługi, nie wyklucza się, aby klient usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego otrzymywał korespondencję przesyłek rejestrowanych bezpośrednio na swoją skrzynkę e-mail. Może to być także skrzynka kontaktowa w banku, interfejs operatora telekomunikacyjnego czy innego dostawcy oferującego interfejs do odbierania oraz wysyłania przesyłek. Istotne jest tylko, aby dostawca usługi potrafił wskazać, iż pod podanym adresem e-mail jest przypisany rzeczywisty podmiot posługujący się danym adresem do doręczeń elektronicznych.  

Więcej informacji o e-Doręczeniu można uzyskać poprzez udział w szkoleniu z doręczeń elektronicznych lub znaleźć w naszych raportach:  

——————————————————————————————————————————————————————————

→ Sprawdź szkolenie z doręczeń elektronicznych