Co to jest podpis elektroniczny? Jak go stosować? Po co mi podpis elektroniczny?

eIUsługi cyfrowe są ważnym elementem działania nowoczesnych firm, ułatwiając i przyspieszając kontakt z klientami, partnerami i pracownikami. Wdrożenie e-podpisu w biznesie jest krokiem w stronę korzystania z coraz powszechniejszych na rynku elektronicznych rozwiązań.

 

Podpis elektroniczny, a więc nowoczesna oczywistość
Obieg dokumentów jest dzisiaj tak ogromny, że stanowi podstawę funkcjonowania nowoczesnego świata, a składanie podpisów wydaje się być oczywiste i intuicyjne. Warto, więc zastanowić się nad zmianami, które niesie za sobą wprowadzenie podpisu elektronicznego.

  • Kontakt face to face – podpisywanie dokumentów elektronicznych nie wymaga fizycznej obecności strony ufającej* i podpisującego.
  • Paperless office – zminimalizowanie zużycia papieru w firmie przynosi wiele korzyści. Dużym plusem będą oszczędności finansowe, zyskanie dodatkowej przestrzeni czy wymiar ekologiczny.
  • Czas – elektroniczny obieg dokumentów to brak potrzeby skanowania, kopiowania i przesyłania ich papierowych wersji.
  • Wygoda – podpis elektroniczny jest mobilny.

*Strona ufająca to w przypadku podpisu elektronicznego ten, kto go otrzymuje (ufa mu), a więc strona przyjmująca podpis.

 

Co to jest podpis elektroniczny?
Według rozporządzenia eIDAS “podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”.

Żeby lepiej zrozumieć czym jest podpis elektroniczny warto wspomnieć o jego podstawowych cechach:

  • musi być użyty świadomie przez podpisującego,
  • musi być w formie elektronicznej,
  • musi być złożony przez osobę fizyczną;

Zgodnie z powyższą definicją podpisem elektronicznym jest między innymi imię i nazwisko autora maila, które wpisuje pod wiadomością. Tego rodzaju podpis elektroniczny jest darmowy, jednak wymaga sprawdzenia jego autentyczności, która może być podważana. Pojawiają się rozwiązania bezpieczniejsze, które muszą spełniać pewne wymogi.

 

→ Zaawansowany podpis elektroniczny
Przede wszystkim jest unikalny dla podpisującego i pozwala na rozpoznanie jego tożsamości. Osoba podpisująca kontroluje jego użycie i dane, z których się składa, a złożenie go na dokumencie zapewnia możliwość rozpoznania jakichkolwiek zmian, jeżeli takie w nim zaszły.

→ Kwalifikowany podpis elektroniczny
Podstawowym założeniem jest wyjście od definicji podpisu zaawansowanego. Dodatkowe wymagania, które stanowią o kwalifikowanym podpisie elektronicznym to: opieranie się na kwalifikowanym certyfikacie i złożenie go za pomocą kwalifikowanego urządzenia.

 

Bezpieczny podpis elektroniczny – eIDAS
Podstawowym rozporządzeniem, które zapewnia bezpieczeństwo i standaryzację transakcji elektronicznych na rynku europejskim jest eIDAS. Odpowiada również za ramy prawne, pozwalające na funkcjonowanie usług cyfrowych w biznesie czy administracji publicznej.

WAŻNE
Dokumenty podpisane elektronicznie stanowią dowód w postępowaniu sądowym, ponieważ podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego oraz sąd nie może odmówić mu wartości dowodowej.
[eIDAS art.25]

 

Profil zaufany, a podpis elektroniczny
Podpis zaufany, to podpis elektroniczny, który można zyskać przez stronę login.gov.pl, a jego podstawą jest profil zaufany. Obowiązkowe będzie potwierdzenie swojej tożsamości w dowolnie wybranym urzędzie lub przez bankowość internetową. Dzięki podpisowi elektronicznemu gov podpiszemy sprawozdanie finansowe, dokumenty z ZUSu czy PIT.

W Polsce tylko kilka firm może wydawać kwalifikowane certyfikaty. Gdzie kupić kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego? Przedsiębiorcy, z takiej usługi mogą skorzystać przez:

  • Certum podpis elektroniczny,
  • Szafir podpis elektroniczny,
  • Sigillum podpis elektroniczny,
  • Enigma podpis elektroniczny,
  • EuroCert podpis elektroniczny.

Należy też pamiętać, że certyfikaty wydane w innych krajach europejskich mają taką samą moc prawną.

 

Podpis zaufanyPodpis elektroniczny komercyjny
  • Jest bezpłatny
  • Jest płatny
  • Może być używany jedynie do wymiany dokumentów z urzędami państwowymi
  • Może być używany do wymiany dokumentów biznesowych, podpisywania faktur
  • Działa przez profil zaufany
  • Działa przez firmy, które na mocy prawnej mogą wytwarzać kwalifikowane certyfikaty

 

Podpis elektroniczny w firmie

Więcej o podpisie elektronicznym i wykorzystaniu go w biznesie dowiesz się biorąc udział w organizowanym przez nas szkoleniu. Uczestnicy mają możliwość wyboru poziomu zaawansowania:

 

Dla chętnych na wdrożenie elektronicznych dokumentów przygotowaliśmy specjalną ofertę Obserwatorium.biz i Autenti, która oprócz potrzebnych do tego narzędzi, zawiera bon na darmowe szkolenie.

 

——————————————————————————————————————————————————————————

Sprawdź szkolenia BASIC & PRO z podpisu elektronicznego

——————————————————————————————————————————————————————————

 

Powiązane