Zawieranie umów online wiąże się z potrzebą wprowadzenia nowych ustaleń i reguł w firmie czy urzędzie. Podpisanie dokumentu w nieodpowiedni sposób może doprowadzić do konsekwencji, takich jak problemy prawne w postępowaniu dowodowym czy nawet braku ważności umowy.
Kiedy umowa zawarta przez internet jest ważna?
Typ dokumentu, a rodzaj podpisu elektronicznego
Należy zwrócić uwagę na przepisy prawa. Różne rodzaje dokumentów wymagają innego rodzaju podpisu elektronicznego. Żeby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w przypadku skorzystania ze złego rodzaju e-podpisu, w razie wątpliwości polecamy skontaktować się działem prawnym. Dzięki temu możemy mieć pewność, że umowa będzie ważna.
Kiedy potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny, a kiedy zwykły? – kilka przykładów
- Umowa o pracę – sama umowa może zostać opatrzona zwykłym podpisem elektronicznym. Konieczne jest jednak dodatkowe oświadczenie zawierające potwierdzenie warunków, które musi zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym przez pracodawcę.
- Umowa zlecenie, umowa o dzieło – może być podpisana zwykłym podpisem, chyba, że zakłada przeniesienie praw autorskich z utworu wykonanego przez pracownika, wtedy niezbędny jest podpis kwalifikowany. Przy umowie o dzieło, to samo dotyczy udzielenia licencji wyłącznej.
- Regulamin pracy, wniosek urlopowy, umowa agencyjna czy kontrakt menedżerski – opatrzymy je zwykłym podpisem elektronicznym.
- Świadectwo pracy, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP czy sprawozdanie finansowe – wymaga podpisu kwalifikowanego lub, w przypadku sprawozdania finansowego – podpisu zaufanego lub kwalifikowanego.
Możliwości jest oczywiście więcej, warto jednak pamiętać, że wiele dokumentów podpiszemy za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego. Jest to duży plus, ze względu na spore koszty, z którymi wiąże się podpis kwalifikowany. Osoby chętne na sprawdzenie możliwości e-podpisu mogą zapoznać się ofertą Obserwatorium.biz i Autenti.
Narzędzie do składania podpisu elektronicznego
Może to być specjalne urządzenie (czytnik i karta kryptograficzna) i oprogramowanie lub aplikacja na smartfona, czy komputer. Od jakiegoś czasu coraz popularniejszy staje się tak zwany e-podpis w chmurze, czy podpis mobilny. W takim przypadku, do podpisania dokumentów wystarczy urządzenie z dostępem do internetu.
Bezpieczeństwo i zaufanie
Oprócz aspektów prawnych, każda transakcja elektroniczna wymaga odpowiedniej, indywidualnej oceny wymaganego poziomu bezpieczeństwa. Przed zastanowieniem się w jaki sposób podpisać dokument online, należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Jak ważna jest ta transakcja?
- Czy znam i ufam stronie, z którą podpisuję dokument?
- I wreszcie: Jakich zabezpieczeń wymaga dana transakcja?
Na podstawie odpowiedzi będziemy w stanie podjąć ostateczną decyzję co do sposobu podpisania dokumentu, rodzaju zabezpieczeń i narzędzi, które wykorzystamy.
Jak ułatwić podpisywanie dokumentów online w firmie?
- Sprawdź, czy pracownicy, klienci lub kontrahenci są gotowi na korzystanie z umów online. Może niezbędne okaże się przeprowadzenie szkolenia z podpisu elektronicznego.
- Nie wprowadzaj cyfrowych transakcji od razu na wszystkich obszarach działalności. Najlepsze będzie działanie krok po kroku, zminimalizuje to możliwość wystąpienia błędów.
- Ustal odpowiednie zasady: Kto podpisuje dokumenty? Ile podpisów jest wymaganych? Kto przejmie obowiązki danej osoby w razie jej nieobecności? Kto ma wgląd do konkretnych danych?
——————————————————————————————————————————————————————————
→ Sprawdź szkolenia BASIC & PRO z podpisu elektronicznego
——————————————————————————————————————————————————————————
Data publikacji: 21.01.2021