Doręczenia elektroniczne wprowadzają zmianę jakościową w usługach

Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych wprowadza rejestrowane doręczenie elektroniczne (e-Doręczenia/e-Delivery) zapisane w rozporządzeniu eIDAS do komunikacji elektronicznej pomiędzy urzędami a obywatelami i przedsiębiorcami. W efekcie e-Doręczenia nie tylko pozwolą na zastąpienie ePUAP, ale także pozwolą na znacznie szerszą komunikację pomiędzy podmiotami prywatnymi.  

 

Ustawa o doręczeniach elektronicznych

Lektura ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazuje na szereg instytucjonalnych i technicznych rozwiązań dotyczących funkcjonowania publicznej usługi doręczeń elektronicznych i całego bagażu wprowadzonych ustawowo rozwiązań takich jak skrzynki doręczeń i funkcjonowanie prowadzonej przez ministra ds. informatyzacji Bazy Adresów Elektronicznych. Natomiast zrozumienie czym tak naprawdę jest ustawa o doręczeniach elektronicznych i jaką wprowadza ona zmianę jakościową wymaga znacznie szerszego spojrzenia opartego o lekturę ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, a także doświadczenia w zakresie funkcjonowania rejestrowanych doręczeń elektronicznych.  

 

Krajowy system doręczeń elektronicznych 

Krajowy system doręczeń elektronicznych obsługujący doręczenia z i do podmiotów publicznych będzie oparty o funkcjonowanie i wzajemną wymianę korespondencji za pomocą publicznej oraz kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie prowadził operator wyznaczony, czyli Poczta Polska, natomiast kwalifikowane usługi doręczenia elektronicznego będą realizowane przez komercyjnych dostawców tych usług

Ustawa pozwala na obsługę podmiotów publicznych tylko przez publiczną usługę doręczenia oraz wprowadza możliwość bezpłatnej obsługi osób fizycznych i podmiotów prywatnych właśnie przez tę publiczna usługę doręczenia. Kwalifikowane usługi doręczeń elektronicznych mogą obsługiwać wszystkie osoby, w tym podmioty prywatne, realizując całość usługi w sposób jak najlepiej dostosowany do potrzeb swoich klientów. Najważniejszym elementem ustawy jest to, że korespondencja nadana z wykorzystaniem kwalifikowanej usługi doręczeń elektronicznych dotrze do organu administracji publicznej, a także wysłana w drugą stronę korespondencja z podmiotu publicznego dotrze do adresata obsługiwanego przez kwalifikowanego dostawcę usługi zaufania.  

 

Doręczenia elektroniczne w prawie europejskim – rozporządzenie eIDAS

Rejestrowane Doręczenie Elektroniczne jest usługą zaufania wprowadzoną na poziomie europejskim rozporządzeniem eIDAS. Definicja w rozporządzeniu jest następująca: 

„usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego” oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany;

 

Po pierwsze, doręczenie elektroniczne jest usługą zaufania realizowaną na rzecz stron trzecich przez dostawcę usługi (publicznej lub kwalifikowanej). Oznacza to, że doręczenie nie jest realizowane przez bank, telekom czy operatora ubezpieczeniowego na potrzeby własnych klientów, ani przez urząd na potrzeby prowadzonych przez siebie spraw. Niezależność dostawcy usługi doręczeń jest wpisana w rozporządzenie eIDAS, aby zapewnić rozliczalność całego procesu oraz niezależność dowodów wysłania i odebrania przesyłki.   

Zgodnie z eIDAS dostawca usług zaufania realizuje e-Doręczenia za opłatą, realizując całość w sposób wiarygodny i bezpieczny na podstawie przyjętej polityki usługi oraz w oparciu o przyjętą praktykę techniczną. Całość działania dostawcy usługi zaufania podlega nadzorowi w zakresie usług zaufania – w Polsce organem nadzoru jest minister ds. informatyzacji.  

Podstawowym wynikiem działania usługi elektronicznego doręczenia, poza samym przekazaniem danych pomiędzy nadawcą a odbiorcą jest wystawienie odpowiednich dowodów, w szczególności dowodu wysłania oraz otrzymania danych. Dodatkowo, usługa zaufania zbiera dowody z przeprowadzonych przez siebie czynności – np. identyfikacji nadawcy lub odbiorcy oraz dowody związane z czasem wysłania lub odebrania. 

 

Przesyłanie rejestrowanych doręczeń elektronicznych

Operacyjnie rejestrowane doręczenie elektroniczne jest usługą, która umożliwia zarejestrowanemu i uwierzytelnionemu w niej użytkownikowi przekazanie danych oraz wskazanie adresata tych danych. Skuteczne nadanie przesyłki jest potwierdzone dowodem wysłania. Standardowo, usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego informuje adresata o oczekującej na niego przesyłce – wystawiając elektroniczne awizo (powiadomienie), natomiast przekazanie przesyłki do adresata wymaga jego identyfikacji i uwierzytelnienia. Po skutecznym udostępnieniu adresatowi doręczanej przesyłki wystawiany jest dowód otrzymania, który tak jak w listach poleconych (żółta karteczka) stanowi potwierdzenie, że przesyłka trafiła do docelowego odbiorcy.  

 

Czterostronny model doręczeń elektronicznych  

Doręczenie przesyłki może być realizowane przez tego samego dostawcę usługi zaufania, który przyjął przesyłkę lub przez innego dostawcę e-Doręczeń, który obsługuje adresata. Model czterostronny pozwala na to, aby każdy wybrał sobie usługę doręczeń, która go będzie obsługiwała zarówno w celu nadawania jak i odbierania przesyłek. Dostawcy usług doręczenia komunikują się ze sobą w oparciu o ustalone interfejsy, umożliwiając przekazanie przesyłki pomiędzy usługami doręczeń elektronicznych. Aby wszystkie usługi doręczeń elektronicznych mogły się ze sobą komunikować, a doręczenie następowało do właściwego adresata tworzy się księgę adresową, użytkownikom nadaje się adresy, natomiast każdy adres jest przypisany do konkretnego dostawcy usługi doręczenia elektronicznego.  

 

Kwalifikowane doręczenia elektroniczne 

Usługa kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego tak samo jak usługi związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym podlegają szczególnemu nadzorowi, ale też szczególnym regulacjom w zakresie ich uznawania we wszystkich krajach wspólnoty. Kwalifikowana usługa doręczenia elektronicznego cechuje się realizacją następujących wymagań prawnych:  

  • jest świadczona przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług;  
  • zapewnia identyfikację nadawcy przesyłki; 
  • zapewnia identyfikację adresata przed dostarczeniem przesyłki; 
  • wysłanie i otrzymanie danych jest zabezpieczone pieczęcią elektroniczną aby wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych; 
  • usługa zapewnia integralność przesłanych danych i wskazuje każde ewentualne ich uzupełnienie; 
  • data i czas wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych są wskazane za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.  

Tak jak inne kwalifikowane usługi zaufania, kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego podlega okresowym audytom przez akredytowaną jednostkę, a wpis na europejskie zaufany listy dokonywany jest przez organ nadzoru. Z kolei w zakresie biznesowym, usługa e-Delivery może być świadczona za pomocą różnych rozwiązań technicznych, oferując zarówno doręczenie z wykorzystaniem interfejsu WWW, aplikacji mobilnej oraz usługi email. Usługa kwalifikowana nie ma w szczególności obowiązku tworzenia skrzynek doręczeń ani narzuconych mechanizmów kontaktu ze swoimi użytkownikami.  

 

Publiczna usługa doręczenia elektronicznego   

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wskazała, że za obsługę podmiotów publicznych będzie odpowiedzialna publiczna usługa doręczenia elektronicznego. Wszystkie podmioty publiczne będą miały przypisane adresy do doręczeń elektronicznych do tej usługi. Nadania i doręczenia na styku z podmiotami publicznymi będą obsługiwane bezpośrednio przez publiczną usługę doręczeń elektronicznych. Publiczna usługa będzie także obsługiwała osoby fizyczne oraz podmioty prywatne, które nie zarejestrują się w kwalifikowanych usługach, a tym samym zrezygnują z możliwości wysyłania i otrzymywania przesyłek z i do podmiotów prywatnych. Ustawodawca przypisał rolę publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do operatora wyznaczonego, czyli Poczty Polskiej, natomiast także wskazał, że usługa ta ma być realizowana przy spełnieniu tych samych wymagań bezpieczeństwa jakie realizują kwalifikowani dostawcy usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.  

 

Skrzynka doręczeń elektronicznych 

Dodatkowym zobowiązaniem publicznej usługi doręczenia elektronicznego jest prowadzenie skrzynek doręczeń elektronicznych, czyli dodatkowej usługi, która pozwala na przechowywanie nadawanych i odbieranych przesyłek. Skrzynka doręczeń elektronicznych stanowi pewne udogodnienie dla użytkowników, zapewniając dodatkowy schowek dla wiadomości, ale wymaganie jej w przepisach prawa w rzeczywistości stanowi dodatkowe ograniczenie możliwości rozwojowych publicznej usługi doręczeń elektronicznej, uniemożliwiając budowanie usług system-system np. gdyby System Zarządzania Dokumentacją podmiotu publicznego bezpośrednio miał być podłączony do usługi doręczeń elektronicznych. Jednocześnie skrzynki doręczeń elektronicznych czynią publiczną usługę doręczeń elektronicznych praktycznie nieużyteczną dla dużych podmiotów wysyłających duże liczby przesyłek w sposób automatyczny. Na szczęście ustawodawca obowiązek obsługi przesyłek za pomocą skrzynki doręczeń przypisał jedynie do publicznej usługi doręczeń elektronicznej.  

 

Adres do doręczeń elektronicznych  

Adres do doręczeń elektronicznych ma identyfikować zarówno nadawcę jak i odbiorcę w sposób unikalny i zapewniający jednoznaczną jego identyfikację. Przyjęty w ustawie model adresacji wskazuje, że minister ds. informatyzacji będzie nadawał adresy do doręczeń na podstawie wniosku wprost od zainteresowanej osoby lub także za pomocą kwalifikowanej usługi, która będzie obsługiwała adresata. Adres do doręczeń to nie adres mailowy, ponieważ ten nie zapewnia jednoznacznej identyfikacji konkretnej osoby fizycznej czy prawnej. Na podstawie adresu do doręczeń elektronicznych będzie możliwe ustalenie do kogo i za pomocą jakiej usługi doręczeń elektronicznych ma trafić przesyłka. Dodatkowo podmioty publiczne będą miały możliwość znajdowania adresu do doręczeń elektronicznych na podstawie innych danych identyfikacyjnych, np. PESEL.  

 

Automatyzacja procesów doręczeń  

Przepisy rozporządzenia eIDAS pozwalają na identyfikację elektroniczną nie tylko osoby fizycznej, ale także identyfikację osób prawnych i innych podmiotów. Pozwala to w szczególności na to, żeby zamiast konkretnego pracownika firmy kontaktującego się z usługą doręczenia elektronicznego mógł to zrobić system teleinformatycznych. W tym celu mogą być zastosowane certyfikaty uwierzytelnienia witryny internetowej lub pieczęć elektroniczna, ale także inne mechanizmy uwierzytelnienia obsługiwane przez dostawcę usługi doręczeń elektronicznych. Dzięki takiemu podejściu doręczenia elektroniczne wszędzie tam, gdzie są przygotowane do tego systemy, będą mogły zostać zintegrowane przez API w taki sposób, aby całkowicie mogły zostać dostosowane do potrzeb użytkowników. Jednocześnie podobny mechanizm może być wykorzystany do obsługi przesyłek z różnych aplikacji i rozwiązań oferowanych klientom np. usług bankowych lub nawet klientów pocztowych.  

 

Wolny rynek doręczeń elektronicznych  

Doręczenia elektroniczne są rewolucją, która docelowo zlikwiduje obowiązek korzystania z ePUAP w dostarczaniu przesyłek do i z administracji publicznej, a włączenie w jej świadczenie prywatnych dostawców kwalifikowanych usług zaufania pozwoli na rzeczywiste uwolnienie rynku rejestrowanych przesyłek elektronicznych. Konkurencyjność tego rynku oraz możliwość dostosowywania usług kwalifikowanych do aktualnych potrzeb użytkowników będzie motorem rozwojowym i umożliwi rzeczywistą zmianę jakościową w korzystaniu z usług publicznych. O harmonogramie wprowadzania ustawy o doręczeniach elektronicznych w podmiotach publicznych można przeczytać w naszym kolejnym artykule. 

 

Więcej informacji o e-Doręczeniu można uzyskać poprzez udział w szkoleniu z doręczeń elektronicznych lub znaleźć w naszych raportach: 

 

——————————————————————————————————————————————————————————

Sprawdź szkolenie z doręczeń elektronicznych

——————————————————————————————————————————————————————————

 

Data publikacji: 7.01.2021

Powiązane