Podpis elektroniczny krok po kroku. Jak uzyskać? Gdzie kupić?

Na rynku pojawia się coraz więcej elektronicznych rozwiązań, które mają na celu usprawnić obieg dokumentów w firmie i administracji publicznej. Dla początkujących, pierwsze kroki w stronę korzystania z e-dokumentów mogą okazać się jednak problematyczne.

 

Korzyści z używania podpisu elektronicznego
Lista udogodnień, z którymi wiąże się wyrobienie podpisu elektronicznego jest długa. Warto jednak wyszczególnić niektóre z nich przed zastanowieniem się jak wyrobić podpis elektroniczny. 

 

Oszczędność czasu i pieniędzy
Prowadzenie papierowego obiegu dokumentów wiąże się z ich szukaniem, kopiowaniem, czy skanowaniem, a wszystkie te czynności pochłaniają czas każdego dnia. W przypadku e-dokumentów znalezienie i przesyłanie odpowiednich danych można wykonać za pomocą kilku kliknięć. Odbija się to również na finansach – ograniczamy wydatki związane z materiałami biurowymi czy przekazywaniem umów listownie. 

 

Wygoda i podwójne bezpieczeństwo
Podpisać e-dokumenty można bez względu na miejsce pobytu i godzinę, a podpisywane dane możemy zabezpieczyć w sposób odpowiadający poziomowi zagrożenia (kradzieżą, modyfikacją czy utratą). Możliwość złożenia podpisu z domu zapewnia również nieocenione bezpieczeństwo ze względu na panującą pandemię, a także według potrzeb, umożliwia przeniesienie części pracy do przestrzeni cyfrowej. 

 

Przestrzeń i ekologia
Poprzez przeniesienie archiwum dokumentów do pamięci komputerów, powiększamy często ograniczoną przestrzeń. Zmniejsza to również zużycie papieru, a więc wpisuje się w ekologiczną ideę paperless*. 

*Paperless oznacza ograniczanie lub w miarę możliwości – całkowitą rezygnację z używania papieru.

 

Co należy wiedzieć przed wyrobieniem podpisu elektronicznego?

Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami prawa
Jest to bardzo ważny krok, który pozwala ustalić jaki rodzaj podpisu elektronicznego jest potrzebny do konkretnych dokumentów. 

 

Porozmawiaj z kontrahentami o e-dokumentach
Może okazać się, że osoba, z którą chcesz przeprowadzić transakcję nie jest gotowa na podpisywanie dokumentów online.

 

Wybór usługodawcy
W zależności od tego, do czego e-podpis będzie służył możemy wybrać innego dostawcę…

 

Wszystkie informacje, które są potrzebne do wdrożenia podpisu elektronicznego można zdobyć na: 

 

Jak wyrobić podpis elektroniczny?
Pierwszym krokiem będzie odpowiedzenie na pytanie: Do czego będzie służył mi podpis elektroniczny? 

 

Jeżeli tylko do kontaktów z urzędami:
Potrzebny będzie podpis zaufany, a do wyrobienia go potrzebujemy profilu zaufanego. Żeby to zrobić wystarczy wejść na stronę ePUAP. Konieczne będzie potwierdzenie swojej tożsamości przez bankowość elektroniczną lub w urzędzie. 

 

Jeżeli do kontaktów biznesowych:
Można, między innymi, skorzystać z usług platformy Autenti, która umożliwia podpisywanie dokumentów za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego, jak również kwalifikowanego. Teraz, dostępna jest oferta Obserwatorium.biz i Autenti, która zakłada bon na darmowy udział w szkoleniu z podpisu elektronicznego. Połączenie szkolenia i podpisu elektronicznego w chmurze zapewni sprawne wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów w firmie. 

 

… A jak uzyskać podpis kwalifikowany?
Bezpieczny podpis elektroniczny – jak go uzyskać? Tutaj wybór usługodawcy ogranicza się do 5 funkcjonujących na polskim rynku firm, które są kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania. Ich spis znajduje się w rejestrze kwalifikowanych dostawców na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Żeby wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny wystarczy wejść na stronę jednego z dostawców i przez sklep internetowy kupić wybrany certyfikat e-podpisu, a także wypełnić odpowiednie dane. Kolejnym krokiem będzie weryfikacja tożsamości w placówce firmy lub w punkcie partnerskim – do tego potrzebować będziemy dokumentu tożsamości z numerem PESEL. Po pomyślnej weryfikacji uzyskamy bezpieczny podpis elektroniczny.

→ WAŻNE
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny we wszystkich państwach Unii Europejskiej, w której funkcjonuje około 200 firm wydających certyfikaty do takich podpisów.

 

——————————————————————————————————————————————————————————

Sprawdź szkolenia BASIC & PRO z podpisu elektronicznego

——————————————————————————————————————————————————————————

 

Powiązane