Kwalifikowany podpis elektroniczny zdecydowanie przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Sam proces składania podpisu nie jest skomplikowany, a posłużyć do tego może specjalna aplikacja na smartfona i oprogramowanie na komputer.
Spis treści:
- Gdzie wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny?
- Gdzie kupić podpis kwalifikowany?
- Podpis kwalifikowany SimplySign – jak podpisać dokument w Adobe Acrobat Reader DC?
- Podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym a wartość dowodowa dokumentów
Nauczymy Cię korzystać z podpisów elektronicznych
Gdzie wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpisem kwalifikowanym mogą posługiwać się osoby fizyczne, w tym także osoby reprezentujące firmy. Natomiast firmy, aby automatycznie podpisywać dużą liczbę dokumentów korzystają z pieczęci elektronicznych. Podpisu kwalifikowanego można używać na prawie każdym dokumencie elektronicznym. Wyjątkiem są umowy, które wymagają formy szczególnej (np. aktu notarialnego).
Gdzie kupić podpis kwalifikowany?
Żeby posługiwać się podpisem kwalifikowanym należy posiadać certyfikat oraz urządzenie lub usługę online umożliwiającą jego złożenie. Za certyfikat podpisu kwalifikowanego, należy zapłacić – jego koszt wynosi średnio 200-300 zł rocznie, jednakże coraz częściej oferowane są inne modele biznesowe. Uzyskanie i certyfikatów podpisów kwalifikowanych możliwy jest tylko u kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Użytkownik może jednak skorzystać z tej usługi u dowolnego z dostawców działających w całej Unii Europejskiej. Certyfikat zakupiony w dowolnym państwie członkowskim UE pozwala na opatrzenie tych samych dokumentów elektronicznych, z takim samym skutkiem prawnym, w każdym kraju UE. Listę przykładowych dostawców, u których kupisz certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego znajdziesz w artykule o zdalnym podpisie elektronicznym.
Składanie podpisu elektronicznego
Podpisywanie elektroniczne realizuje się za pomocą odpowiedniego oprogramowania do składania podpisu i polega w pierwszej kolejności na wybraniu dokumentu elektronicznego, wskazaniu certyfikatu oraz zainicjowaniu urządzenia do składania podpisu elektronicznego poprzez podanie kod PIN. Urządzenie do składania podpisu elektronicznego może mieć postać karty kryptograficznej wykorzystującej czytnik kart, klucza USB lub być świadczone zdalnie za pomocą usługi udostępnianej przez kwalifikowanego dostawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Złożenie podpisu polega na utworzeniu dodatkowy danych – w postaci zewnętrznego pliku lub danych dołączonych w formacie PAdEs do pliku pdf.
Bezpieczeństwo złożenia podpisu kwalifikowanego
Aplikacja do składania podpisu elektronicznego prezentuje treść, która będzie podpisywana użytkownikowi. Jeżeli elementem podpisu kwalifikowanego są dane, których nie można zaprezentować wizualnie to aplikacja powinna o tym wyraźnie informować. W przypadku dokumentów pdf najczęściej mówimy o tekście i grafikach, które dotychczas przed podpisaniem były drukowane, natomiast podpis elektroniczny pozwala na rezygnację z drukowania i podpisanie elektronicznie. Jednocześnie kwalifikowany podpis elektroniczny stanowi oświadczenie woli w formie elektronicznej, która jest równoważna formie pisemnej i zastępuje całkowicie podpis własnoręczny.
Rozwiązania do składania podpisu elektronicznego
Występuje wiele aplikacji do składania podpisu kwalifikowanego – oferowanych najczęściej przez wystawców certyfikatów, coraz częściej możliwe jest podpisywanie wprost za pomocą aplikacji na telefonie komórkowym lub za pośrednictwem aplikacji do składania podpisów elektronicznych udostępnianej w postaci strony internetowej i usługi online. W przypadku stosowania strony internetowej i podpisów zdalnych nie ma potrzeby instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania, natomiast jeżeli podpis elektroniczny jest składany za pomocą karty kryptograficznej lub użytkownik oczekuje, że podpis będzie dostępny w ramach aplikacji typu desktop wymagać może to dodatkowej konfiguracji. Poniżej przedstawiamy wymagane elementy konfiguracji w przypadku stosowania aplikacji Adobe Acrobat Reader DC.
Podpis kwalifikowany SimplySign – jak podpisać dokument w Adobe Acrobat Reader DC?
Podpisem kwalifikowanym podpisujemy jedynie dane elektroniczne, w szczególności możemy podpisać dokument pdf, dokument xml lub inne dokumenty elektroniczne w ustalonych formatach. Podpisany dokument pdf podpisem elektronicznym można traktować jak podpisany dokument papierowy oraz weryfiować za pomocą publicznie dostępnego oprogramowania np. Adobe Acrobat Reader.
Należy zwrócić uwagę, że podpis kwalifikowany można złożyć w różnych formatach (np. podpis w formacie XAdES lub PAdES) i na różnych dokumentach. Poniżej dowiesz się, jak podpisać dokument PDF za pomocą podpisu elektronicznego w chmurze – SimplySign.
Jak przygotować program Adobe Acrobat Reader DC, aby złożyć podpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
Włącz program SimplySign Desktop i kliknij „Połącz z chmurą”
W oknie, które wyskoczyło wpisz e-mail i token, który wyświetla się w aplikacji na telefon komórkowy.
Po zalogowaniu się uruchom program Acrobat Reader, rozwiń listę „Menu” i kliknij w „Preferencje”.
Wybierz zakładkę „Podpisy” i przy polu „Tożsamości i certyfikaty zaufane” kliknij „Więcej”.
Zaznacz opcje „Moduły i znaczniki PKCS#11”, na górze okna wybierz dołącz moduł, a następnie w puste pole wklej odpowiedni link.
W przypadku użytkowników systemu Windows będzie to: C:\Windows\System32\SimplySignPKCS.dl
Osoby korzystające z MacOS muszą skorzystać z innego linku: /usr/local/lib/libSimplySignPKCS.dylib
Po kliknięciu „Ok” rozwiń listę poprzez kliknięcie strzałki przy opcji „Moduły i znaczniki PKCS#11” i wybierz „x64 PKCS #11 Cryptoki Library”. Na górze pojawi się napis „Wylogowany”. Kliknij „Zaloguj” i ponownie wpisz token z aplikacji SimplySign w swoim telefonie komórkowym. Jeżeli status zmieni się na „Zalogowany”, wybierz „Zamknij”, a następnie „Ok”.
W tym momencie program jest gotowy i można przystąpić do podpisania dokumentu. Wyżej opisaną czynność wystarczy wykonać raz na danym urządzeniu, a kwalifikowany podpis elektroniczny jest gotowy do użycia.
Jak podpisać plik w formacie PDF w programie Adobe Acrobat Reader DC?
Otwórz plik PDF, na którym chcesz złożyć podpis w programie.
Zjedź w pliku do miejsca, w którym powinien pojawić się Twój podpis. Kliknij „Więcej narzędzi”, następnie „Certyfikaty” i „Podpisz cyfrowo”.
Pojawi się kursor. Zaznacz nim pole, w którym chcesz złożyć swój podpis. Wyświetli się okno, w którym należy zaznaczyć swój podpis i kliknąć „Kontynuuj”.
Na ekranie zobaczysz wizualizację swojego podpisu. W lewym dolnym roku okna powinna pojawić się prośba o podanie kodu PIN do podpisu elektronicznego. Jeżeli komunikat się nie pojawi, należy zamknąć program i ponownie go uruchomić. W przypadku pojawienia się komunikatu, przejdź do punktu 6.
Przejdź ponownie punkty od 1. do 3., a następnie podaj PIN do podpisu elektronicznego w lewym dolnym rogu okna i kliknij „Podpisz”.
Przy pustym polu z napisem „Zachowaj jako” zmień nazwę podpisanego dokumentu i wybierz „Zachowaj”.
Na końcu wizualizacja podpisu elektronicznego powinna wyświetlić się we wskazanym wcześniej miejscu. Podpisany dokument ma moc prawną. Poprawność kwalifikowanego podpisu elektronicznego możesz sprawdzić poprzez włączenie dokumentu PDF – na górze pojawi się informacja, że wszystkie podpisy na dokumencie są poprawne.
Podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym a wartość dowodowa dokumentów
Dokument podpisany elektronicznie może posłużyć jako dowód w postępowaniu sądowym, musi jednak spełniać odpowiednie wymagania prawne. Przepisy prawa określają między innymi, jakim podpisem musi być opatrzony konkretny rodzaj dokumentów. Większość z nich podpisać można zwykłym podpisem elektronicznym, niektóre umowy wymagają jednak wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po pierwsze, aby odpowiednio się zabezpieczyć w przypadku ewentualnej rozprawy sądowej, należy sprawdzić, jaki podpis złożyć na danym dokumencie.
Jak przygotować dokument elektroniczny, żeby stanowił ważny dowód w rozprawie sądowej?
Odpowiednie zadbanie o dokument z podpisem kwalifikowanym w kilku krokach:
Podpisz dokument – osoba podpisująca składa kwalifikowany podpis na dokumencie elektronicznym.
Poddaj podpis konserwacji – dla utrzymania wartości dowodowej, niezbędne jest poddanie podpisu konserwacji.
Przechowaj dokument – opatrzony dokument można przechowywać w niezależnych systemach.
Jeżeli pojawi się taka potrzeba, udostępnij dokument do weryfikacji – strona ufająca, która ma potwierdzić umowę, weryfikuje ważność podpisu elektronicznego (wykorzystać może do tego usługę walidacji podpisu elektronicznego).
Podpis elektroniczny jest ważny, a sąd uzna dokument za dowód w sprawie.
Data aktualizacji publikacji: 12.01.2023