Jak podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym?

Kwalifikowany podpis elektroniczny zdecydowanie przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Sam proces składania podpisu nie jest skomplikowany, a posłużyć do tego może specjalna aplikacja na smartfona i oprogramowanie na komputer.

 

Gdzie wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpisem kwalifikowanym mogą posługiwać się osoby fizyczne, w tym także osoby reprezentujące firmy. Natomiast firmy, aby automatycznie podpisywać dużą liczbę dokumentów korzystają z pieczęci elektronicznych. Podpisu kwalifikowanego można używać na prawie każdym dokumencie elektronicznym. Wyjątkiem są umowy, które wymagają formy szczególnej (np. aktu notarialnego).

Gdzie kupić podpis kwalifikowany?

Żeby posługiwać się podpisem kwalifikowanym, należy za niego zapłacić – jego koszt wynosi średnio 200-300 zł rocznie. Zakup certyfikatów podpisów kwalifikowanych możliwy jest tylko u kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Użytkownik może jednak skorzystać z tej usługi u dowolnego z dostawców działających w całej Unii Europejskiej. Certyfikat zakupiony w każdym państwie członkowskim pozwala na opatrzenie tych samych dokumentów, z takim samym skutkiem prawnym, w każdym kraju UE. Listę przykładowych dostawców, u których kupisz certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego znajdziesz w artykule o zdalnym podpisie elektronicznym.

Podpis kwalifikowany SimplySign – jak podpisać dokument w Adobe Acrobat Reader DC?

Należy pamiętać, że podpis kwalifikowany można złożyć w różnych formatach (np. podpis w formacie XAdES lub PAdES) i na różnych dokumentach. Poniżej dowiesz się, jak podpisać dokument PDF za pomocą podpisu elektronicznego w chmurze – SimplySign.

Jak przygotować program Adobe Acrobat Reader DC, aby złożyć podpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

  1. Włącz program SimplySign Desktop i kliknij „Połącz z chmurą”
  2. W oknie, które wyskoczyło wpisz e-mail i token, który wyświetla się w aplikacji na telefon komórkowy.
  3. Po zalogowaniu się uruchom program Acrobat Reader, rozwiń listę „Menu” i kliknij w „Preferencje”.
  4. Wybierz zakładkę „Podpisy” i przy polu „Tożsamości i certyfikaty zaufane” kliknij „Więcej”.
  5. Zaznacz opcje „Moduły i znaczniki PKCS#11”, na górze okna wybierz dołącz moduł, a następnie w puste pole wklej odpowiedni link.
  6. W przypadku użytkowników systemu Windows będzie to: C:\Windows\System32\SimplySignPKCS.dl
  7. Osoby korzystające z MacOS muszą skorzystać z innego linku: /usr/local/lib/libSimplySignPKCS.dylib
  8. Po kliknięciu „Ok” rozwiń listę poprzez kliknięcie strzałki przy opcji „Moduły i znaczniki PKCS#11” i wybierz „x64 PKCS #11 Cryptoki Library”. Na górze pojawi się napis „Wylogowany”. Kliknij „Zaloguj” i ponownie wpisz token z aplikacji SimplySign w swoim telefonie komórkowym. Jeżeli status zmieni się na „Zalogowany”, wybierz „Zamknij”, a następnie „Ok”.

W tym momencie program jest gotowy i można przystąpić do podpisania dokumentu. Wyżej opisaną czynność wystarczy wykonać raz na danym urządzeniu, a kwalifikowany podpis elektroniczny jest gotowy do użycia.

Jak podpisać plik w formacie PDF w programie Adobe Acrobat Reader DC?

  1. Otwórz plik PDF, na którym chcesz złożyć podpis w programie.
  2. Zjedź w pliku do miejsca, w którym powinien pojawić się Twój podpis. Kliknij „Więcej narzędzi”, następnie „Certyfikaty” i „Podpisz cyfrowo”.
  3. Pojawi się kursor. Zaznacz nim pole, w którym chcesz złożyć swój podpis. Wyświetli się okno, w którym należy zaznaczyć swój podpis i kliknąć „Kontynuuj”.
  4. Na ekranie zobaczysz wizualizację swojego podpisu. W lewym dolnym roku okna powinna pojawić się prośba o podanie kodu PIN do podpisu elektronicznego. Jeżeli komunikat się nie pojawi, należy zamknąć program i ponownie go uruchomić. W przypadku pojawienia się komunikatu, przejdź do punktu 6.
  5. Przejdź ponownie punkty od 1. do 3., a następnie podaj PIN do podpisu elektronicznego w lewym dolnym rogu okna i kliknij „Podpisz”.
  6. Przy pustym polu z napisem „Zachowaj jako” zmień nazwę podpisanego dokumentu i wybierz „Zachowaj”.

Na końcu wizualizacja podpisu elektronicznego powinna wyświetlić się we wskazanym wcześniej miejscu. Podpisany dokument ma moc prawną. Poprawność kwalifikowanego podpisu elektronicznego możesz sprawdzić poprzez włączenie dokumentu PDF – na górze pojawi się informacja, że wszystkie podpisy na dokumencie są poprawne.

Podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym a wartość dowodowa dokumentów

Dokument podpisany elektronicznie może posłużyć jako dowód w postępowaniu sądowym, musi jednak spełniać odpowiednie wymagania prawne. Przepisy prawa określają między innymi, jakim podpisem musi być opatrzony konkretny rodzaj dokumentów. Większość z nich podpisać można zwykłym podpisem elektronicznym, niektóre umowy wymagają jednak wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po pierwsze, aby odpowiednio się zabezpieczyć w przypadku ewentualnej rozprawy sądowej, należy sprawdzić, jaki podpis złożyć na danym dokumencie.

Kolejną istotną sprawą jest odpowiednie zadbanie o dokument z podpisem kwalifikowanym. Jak przygotować dokument elektroniczny, żeby stanowił ważny dowód w rozprawie sądowej?

  1. Podpisz dokument – osoba podpisująca składa kwalifikowany podpis na dokumencie elektronicznym.
  2. Poddaj podpis konserwacji – dla utrzymania wartości dowodowej, niezbędne jest poddanie podpisu konserwacji.
  3. Przechowaj dokument – opatrzony dokument można przechowywać w niezależnych systemach.
  4. Jeżeli pojawi się taka potrzeba, udostępnij dokument do weryfikacji – strona ufająca, która ma potwierdzić umowę, weryfikuje ważność podpisu elektronicznego (wykorzystać może do tego usługę walidacji podpisu elektronicznego).
  5. Podpis elektroniczny jest ważny, a sąd uzna dokument za dowód w sprawie.

 

Data publikacji: 25.08.2021

 

Powiązane