Podpis elektroniczny staje się coraz bardziej powszechnym narzędziem w obiegu dokumentów, jednak jego stosowanie nadal napotyka na pewne wyzwania.
Wiele osób weryfikujących dokumenty nie potrafi odpowiednio ocenić ważności podpisu elektronicznego, co prowadzi do błędnych żądań, takich jak prośby o dodatkowe potwierdzenie w formie odręcznego podpisu i przesłania skanu lub zdjęcia dokumentu. Takie działania nie tylko wprowadzają chaos, ale również zniechęcają do stosowania rozwiązań podpisu elektronicznego.
Wizualizacja podpisu – niepotrzebne zamieszanie?
Warto zrozumieć, że wizualizacja podpisu elektronicznego – czyli dodanie graficznego znacznika w treści dokumentu – nie jest wymagana prawnie ani technicznie. Jej obecność nie decyduje o tym, czy dokument rzeczywiście został podpisany, a tym bardziej, czy jest zgodny z wymogami prawnymi, np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES).
Kluczowym elementem jest weryfikacja podpisu elektronicznego, za pomocą dedykowanych narzędzi do weryfikacji podpisu, które informują o rodzaju i statusie podpisu elektronicznego. Narzędziem do weryfikacji podpisu mogą być zarówno darmowe, jak i płatne rozwiązania, które umożliwiają sprawdzenie integralności dokumentu, tożsamości podpisującego oraz zgodności z wymogami prawnymi.
Edukacja użytkowników
Największym wyzwaniem w korzystaniu z podpisów elektronicznych jest brak świadomości użytkowników, w tym osób weryfikujących dokumenty. Komunikaty typu: „Nie widać podpisu, proszę podpisać ręcznie” wynikają z niezrozumienia, że podpis elektroniczny to coś więcej niż widoczny symbol – to dane elektroniczne dołączane lub powiązane z podpisywanym dokumentem, tak aby jednoznacznie powiązać dokument z podpisującym.
Jak poprawnie weryfikować podpis?
Zamiast wymagać wizualizacji podpisu, warto nauczyć się prawidłowego sposobu jego weryfikacji. W naszym artykule „Weryfikacja podpisu elektronicznego – jak przeprowadzić ją prawidłowo” znajdziesz szczegółowe wskazówki dotyczące korzystania z narzędzi weryfikacyjnych, które pozwalają w pełni wykorzystać potencjał podpisów elektronicznych.
Narzędzia którymi zweryfikujesz podpis
- Aplikacja Adobe Acrobat Reader – dla dokumentów podpisanych w PDF
- Serwis WebNotarius Certum
- Aplikacja proCertum SmartSign
- Aplikacja Szafir do weryfikacji
- Serwis weryfikacjapodpisu.pl
- Aplikacja PEM-HEART
- Usługa weryfikacji Eurocert
- Usługa walidator Autenti
- Aplikacja Sigillum Sign
Podsumowanie
Podsumowując, wizualizacja podpisu elektronicznego nie jest konieczna, a jej brak nie oznacza, że dokument nie został podpisany. Wizualizacja ma charakter wyłącznie informacyjny.
Data publikacji: 29.01.2025