Podpisywanie sprawozdań finansowych przez obcokrajowców

 

Wraz z końcem marca każda spółka będzie musiała sporządzić sprawozdanie finansowe, które musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu. Sprawozdanie będzie można opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

 

Podpisywanie sprawozdań finansowych przez polskich obywateli

Zadanie to jest dość proste, jeżeli składający podpis jest obywatelem polskim i posiada konto w polskim banku lub znajduje się w Polsce. Podpisanie sprawozdań finansowych może odbyć się wtedy za pomocą:

 

Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak obcokrajowcy podpiszą sprawozdanie finansowe?

W przypadku, gdy osoba, która musi podpisać sprawozdanie finansowe nie jest obywatelem polskim, a w dodatku przebywa poza granicami Polski, przepisy wskazują na konieczność podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Uzyskanie podpisu kwalifikowanego w innych krajach europejskich nie jest skomplikowane. Wynika to z tego, że Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE –  eIDAS mówi o tym, że kwalifikowane certyfikaty wydawane są we wszystkich państwach członkowskich, przy czym są one sobie równoważne. W związku z tym kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest oparty o certyfikat uzyskany w kraju należącym do UE jest uznawany za kwalifikowany we wszystkich innych krajach. Opatrzenie nim sprawozdań finansowych jest więc bezpieczne i zgodne z prawem.

 

Gdzie lokalnie uzyskać podpis kwalifikowany?

Obcokrajowiec w celu uzyskania certyfikatu może zgłosić się do swojego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, potwierdzić swoją tożsamość poprzez fizyczną obecność w punkcie. Certyfikat ten będzie jednoznacznie wskazywał imię i nazwisko podpisującego, natomiast z oczywistych względów  nie będzie posiadał numeru PESEL podpisującego.  

 

Jak uzyskać kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego zdalnie?

Certyfikat kwalifikowany można także uzyskać całkowicie zdalnie. W Unii Europejskiej jest coraz więcej firm umożliwiających wydanie kwalifikowanego certyfikatu w oparciu o proces wideoidentyfikacji. Certyfikaty dzięki temu są dostępne zarówno dla osób przebywających na terenie Unii jak i dla osób przebywających w USA, RPA, Japonii lub Australii. W tym miejscu warto wskazać, że certyfikat kwalifikowany może posiadać każda pełnoletnia osoba identyfikująca się dokumentem tożsamości i w szczególności nie musi to być obywatel Unii Europejskiej.  

 

E-podpis a sprawozdanie finansowe – wytyczne

Podpis wykorzystany do opatrzenia sprawozdania finansowego musi być utworzony w formacie XAdES. Jest to wymaganie usprawniające proces przyjmowania sprawozdań finansowych, mimo że wymaganie podpisu w szczególnym i tylko jednym formacie nie jest zgodne z rozporządzeniem eIDAS. Niestety nie wszyscy dostawcy kwalifikowanych usług umożliwiają składanie podpisów elektronicznych w tych formatach, ponieważ najczęściej spotykanym formatem podpisanego dokumentu jest PDF i format PAdES.  W związku z tym podczas wybierania dostawcy podpisu elektronicznego poza granicami Polski, warto sprawdzić czy oferowane przez niego rozwiązanie pozwoli na pozyskanie certyfikatu podpisu kwalifikowanego i opatrzenie nim sprawozdania finansowego w formacie XAdES.

 

Jak uzyskać pomoc w podpisaniu sprawozdania finansowego?

Obserwatorium.biz wielopoziomowo wspomaga przedsiębiorców i członków zarządów zagranicznych w pozyskaniu kwalifikowanego certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz w poprowadzeniu procesu złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym.  

 

Pytania i odpowiedzi dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych

 

Czy sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w formie elektronicznej?

Tak. Wymogi  dotyczące e-sprawozdań obejmują konieczność ich sporządzenia w formie elektronicznej.

Czy istnieją przypadki, w których sprawozdanie finansowe należy złożyć w formie papierowej?

Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przed 1 października 2018 r., należy złożyć je w formie tradycyjnej – papierowej.

Kto musi złożyć podpis pod sprawozdaniem finansowym?

Podpisanie sprawozdania dotyczy wszystkich członków zarządu i osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości). W przypadku,  gdy podpis elektroniczny zostanie złożony tylko przez jednego członka zarządu, sprawozdanie nie będzie spełniało koniecznych wymogów.

Czy do podpisania sprawozdania można upoważnić jednego członka zarządu lub pełnomocnika?

Nie. Sprawozdanie w postaci elektronicznej musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu i osobę, która prowadzi księgi rachunkowe.

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny jest niezbędny do podpisywania sprawozdań finansowych?

Kwalifikowanego podpisu elektronicznego do opatrzenia rocznego sprawozdania finansowego będą musieli użyć obcokrajowcy. W przypadku obywateli Polski istnieje również możliwość wykorzystania podpisu zaufanego, który jest podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym ePUAP.

Czy każdy kwalifikowany podpis elektroniczny może zostać wykorzystany do podpisania e-sprawozdań?

Do podpisania sprawozdania finansowego można użyć jedynie kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z formatem XAdES.

Czy podpis elektroniczny, który nie jest podpisem kwalifikowanym może być wykorzystany do podpisania nim e-sprawozdania?

Sprawozdanie w postaci elektronicznej nie może zostać opatrzone podpisem niekwalifikowanym.

Kto może złożyć podpis na sprawozdaniu finansowym przez Profil Zaufany?

Tylko obywatele Polski mogą pod e-sprawozdaniem złożyć podpis za pomocą Profilu Zaufanego. Członkowie zarządu, którzy nie posiadają numeru PESEL nie mogą posłużyć się z podpisem zaufanym ( podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym ePUAP). Wynika to z tego, że założenie Profilu Zaufanego wiążę się z koniecznością podania następujących danych: imię, nazwisko, numer PESEL.

Którego e-podpisu lepiej użyć do opatrzenia sprawozdań finansowych?

W przypadku obcokrajowca jedyną możliwością podpisywania sprawozdań finansowych jest podpis kwalifikowany. Jeżeli natomiast członek zarządu posiada numer PESEL, może wykorzystać również podpis zaufany potwierdzony Profilem Zaufanym ePUAP (numer PESEL jest niezbędny do założenia Profilu Zaufanego). Istotnym jest, że kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego jest najczęściej płatny, jednak jego użytkownicy mogą wykorzystywać go również w innych elektronicznych transakcjach – także biznesowych. Bezpłatny Profil Zaufany może służyć tylko do kontaktów z administracją publiczną (np. podpisywania dokumentów finansowych).

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego muszą przekazać e-sprawozdanie do urzędu skarbowego?

Jednostki, które znajdują się w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie muszą przekazywać tych dokumentów finansowych do urzędu skarbowego. Krajowy Rejestr Sądowy powinien przekazać wysłane drogą elektroniczną sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

 

Data publikacji: 12.03.2021

Powiązane