Zdalny podpis elektroniczny – jak podpisywać dokumenty bez wychodzenia z domu?

 

Podpis elektroniczny to rozwiązanie, które jest wykorzystywane w coraz większym zakresie. Rosnąca popularność i zapotrzebowanie w biznesie sprawiają, że na rynku pojawiają się nowe rozwiązania i ułatwienia dla użytkowników. Największym przełomem w ostatnich latach było pozbycie się konieczności wykorzystywania dodatkowych urządzeń, a także przeniesienie e-podpisu do aplikacji mobilnej i przystosowanych do tego portali.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – pierwsze rozwiązania

Użytkowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymaga kwalifikowanego urządzenia do składania e-podpisu. Od wprowadzenia dyrektywy o podpisach elektronicznych i polskiej ustawy o podpisie elektronicznym, podstawowym narzędziem do składania podpisu była karta kryptograficzna, która stanowiła to kwalifikowane urządzenie do składania e-podpisu.  

Kwalifikowane urządzenie zabezpiecza klucz kryptograficzny (a więc dane do składania podpisu elektronicznego) w taki sposób, że niemożliwe jest jego uzyskanie. Natomiast użycie klucza do korzystania z podpisu elektronicznego wymaga uwierzytelnienia jego posiadacza. Najczęściej uwierzytelnienie jest realizowane w oparciu o kod pin. 

 

Karty kryptograficzne – rozwiązanie, które stało się zbędne

Pierwotnie karty kryptograficzne były to płaskie i przypominały kartę kredytową z procesorem. Do ich używania konieczny był czytnik, a także instalacja odpowiednich sterowników i oprogramowania na komputerze służącym do składania podpisów elektronicznych.  

W kolejnych latach karty kryptograficzne stanowiące kwalifikowane urządzenie do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego uzyskały także zminiaturyzowaną postać. Wtedy bardziej przypominały karty SIM do telefonu komórkowego. Pozwoliło to na zmniejszenie wymiarów czytnika do klucza USB. Jednakże cały czas użytkowanie podpisów wymagało odpowiedniego środowiska z oprogramowaniem do tego, aby móc składać kwalifikowany podpis elektroniczny.  Wielopoziomowe ułatwienie przy korzystaniu z e-podpisu przyniosło dopiero umożliwienie użytkownikom wykorzystywania podpisu w chmurze.

E-podpis w aplikacji mobilnej

Wprowadzenie rozporządzenia UE o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej eIDAS pozwoliło na zarządzanie danymi do składania podpisu przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Oznacza to, że kwalifikowane urządzenie do składania podpisu jest utrzymywane przez dostawcę usługi zaufania, a podpisujący korzysta np. z aplikacji na smartfonie, aby zdalnie uwierzytelnić się do kwalifikowanego urządzenia i złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny.  

Przeniesienie kwalifikowanego urządzenia do chmury sprawiło, że wymagana nie jest instalacja oprogramowania do składania podpisu na komputerze podpisującego, a także posiadanie czytnika i karty kryptograficznej.  Dzięki temu użytkownicy mogą w jeszcze łatwiejszy sposób podpisywać e-dokumenty bez wychodzenia z domu.

Gdzie można korzystać ze zdalnego podpisu elektronicznego w Polsce?

W Polsce aktualnie można uzyskać podpis elektroniczny do wykorzystywania zdalnie ramach usług Certum i mSzafir, a także Autenti (podpis elektroniczny w chmurze).  Taki podpis może być użytkowany w biznesie, administracji publicznej, w kontaktach z dostawcami usług i do załatwiania spraw prywatnych. Warto pamiętać, że zwykły i zaawansowany podpis elektroniczny od kwalifikowanego różnią się tym, że nie są równoważne podpisowi własnoręcznemu. Certyfikat kwalifikowany pozwala więc podpisywać dokumenty, które nie byłyby możliwe do podpisania w innym przypadku.

Większość kwalifikowanych dostawców oferuje rozwiązania, które pozwalają zdalnie złożyć podpis kwalifikowany. Dodatkowo dostawcy usługi zaufania udostępniają dodatkowo własne aplikacje mobilne, pozwalające na łatwą obsługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w szczególności umożliwiają one łatwiejsze uwierzytelnienie oraz usprawnienie procesu podpisywania. 

Sytuacja e-podpisu na rynku

Aktualnie podpis elektroniczny, którego dane przechowywane są w chmurze jest najszybciej rozwijającym się mechanizmem podpisu w Europie – a więc uzyskać podpis elektroniczny jest coraz łatwiej.  Do przyspieszenia rozwoju tego rozwiązania przyczyniła się również sytuacja epidemiologiczna. Podpis elektroniczny, w szczególności podpis kwalifikowany, stał się właściwie niezbędny w przypadku wykonywania pracy zdalnej.

Zalety zdalnego e-podpisu

Możliwość korzystania z podpisu kwalifikowanego z pomocą aplikacji mobilnej na smartfonie, tablecie lub laptopie pozwala na znaczne usprawnienie działań biznesowych i przyspieszenie elektronicznego obiegu dokumentów. Podpisy elektroniczne są podstawą sprawnie funkcjonującej nowoczesnej firmy, a także elementem, który pozwala na stworzenie procesów przyjaznych dla użytkownika (klientów, pracowników czy partnerów). W pełni cyfrowe rozwiązania mogą również stać się ważną częścią budowania marki, ponieważ coraz bardziej świadomi konsumenci doceniają innowacyjne przedsiębiorstwa.

Data publikacji: 12.03.2021

Powiązane