Czym jest usługa hybrydowa i co należy wiedzieć o skanowaniu listów?

Wdrożenie rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli listów poleconych realizowanych całkowicie elektronicznie będzie umożliwiało rezygnację z korespondencji papierowej pomiędzy urzędem a obywatelem czy przedsiębiorcą. 

 

Usługa hybrydowa – co to jest i kto jest odpowiedzialny za digitalizację listów? 

Każdy projekt wprowadzający rozwiązania elektroniczne musi uwzględniać specyfikę funkcjonowania firm i osób wykluczonych cyfrowo i niegotowych na odbiór i wysyłanie wyłącznie przesyłek elektronicznych. Ze względu na to ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza pojęcie publicznej usługi hybrydowej, która umożliwia wysyłanie listów elektronicznie i odbieranie papierowo. Za cały proces odpowiedzialny będzie operator wyznaczony, czyli Poczta Polska.

Usługa hybrydowa polega na tym, że elektroniczna przesyłka pochodząca z podmiotu publicznego zostanie w ramach usługi Poczty wydrukowana, zakopertowana i przekazana tradycyjną pocztą poleconą do odbiorcy, który nie ma możliwości odebrać jej w formie elektronicznej.. 

 

Kto i jak długo będzie korzystał z usługi hybrydowej?  

Firmy prawa handlowego już od przyszłego roku będą musiały mieć możliwość odbioru wszystkich przesyłek elektronicznie, natomiast działalności gospodarcze będą miały jeszcze kilka lat na dostosowanie do przepisów. Osoby fizyczne będą podłączały się do systemu doręczeń elektronicznych dobrowolnie. Z dokładnymi terminami zapoznać się można w kalendarzu wdrażania ustawy o doręczeniach elektronicznych

Warto wspomnieć, że w Polsce wiele osób nie będzie miało możliwości przyjęcia przesyłek elektronicznych, a usługa hybrydowa umożliwia zmniejszenie wykluczenia cyfrowego i płynności przekazywania korespondencji. 

 

Bezpieczeństwo usługi hybrydowej

Wszystkie przesyłki elektroniczne pochodzące za pomocą rejestrowanego doręczenia elektronicznego od urzędów będą zawierały podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną urzędu. Dzięki temu, osoba, która otrzyma dokument elektroniczny, będzie mogła się nim posługiwać jako oryginałem i udowodnić jego autentyczność i integralność przed urzędami i sądami. 

Inaczej będzie w przypadku przesyłki hybrydowej (drukowanej), która będzie zawierała jedynie informację, że dokument został podpisany lub opieczętowany. W tym zakresie przepisy nie precyzują żadnych zabezpieczeń pozwalających na udowodnienie autentyczności wydrukowanego pisma, które zostało przekazane usługą hybrydową. 

 

Jak użytkownicy mogliby udowodnić autentyczność dokumentów hybrydowych? 

Brak zabezpieczeń dokumentu hybrydowego stanowi poważny problem bezpieczeństwa. Bank, sąd lub urząd administracji publicznej, do którego trafi posiadacz takiego dokumentu nie będzie dysponował żadnymi narzędziami, które pozwoliłby na potwierdzenie autentyczności wydruku.  

Aktualnie funkcjonuje szereg technologii pozwalających na potwierdzenie autentyczności wydruków, od tak prostych jak te zastosowane w ramach Krajowego Rejestru Sądowego poprzez bardziej zaawansowane pozwalające na zeskanowanie telefonem pierwszej strony wydruku i potwierdzenie jego autentyczności. Zastosowanie tych technologii wydaje się konieczne do uruchomienia w ramach schematu publicznej usługi hybrydowej. Dodatkowo pełna elektronizacja powinna pójść dalej – weryfikujący powinien móc uzyskać elektroniczny oryginał na podstawie wydruku. Podniosłoby to poziom bezpieczeństwa użytkownika, ze względu na to, że wersja elektroniczna zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną podmiotu, który wytworzył ten dokument. 

Powiązane