Doręczenia elektroniczne, a potwierdzenie nadania?

Coraz częściej kontaktujemy się z podmiotami publicznymi za pomocą usług sieciowych. Dzięki nim, za pomocą Internetu możemy składać zeznania podatkowe, umawiać się na wizyty do urzędów, załatwiać sprawy związane z naszym zdrowiem czy ubezpieczeniami publicznymi. Teraz jednak, Rząd polski chce jeszcze bardziej rozwijać możliwości szybkiego i sprawnego komunikowania z podmiotami publicznymi, poprzez wprowadzenie systemu elektronicznych potwierdzeń nadania i doręczenia – elektronicznego potwierdzenia odbioru.

Jak działa tradycyjne potwierdzenie nadania?

Wysyłając tradycyjny list polecony za pomocą poczty korzystamy z tradycyjnej formy pokwitowania. Poczta wystawa nam dokument stanowiący potwierdzenie nadania przesyłki. Stanowi to dowód nadania formalnej korespondencji. Datę doręczenia przesyłki określa data znajdująca się na stemplu pocztowym. W rzeczywistości musi minąć kilka dni zanim nastąpi faktyczne doręczenie korespondencji, jednak prawnie data nadania przesyłki potwierdza spełnienie terminu urzędowego.

Jak działa elektroniczny dowód nadania?

Rejestrowane doręczenie elektroniczne, zastępuje tradycyjne przekazywanie przesyłek poleconych. Dzięki temu możemy korzystać z oficjalnej korespondencji elektronicznej zarówno z urzędami jak i innymi podmiotami publicznymi czy prywatnymi w kwestii doręczania korespondencji. Przewaga elektronicznego potwierdzenia odbioru wynika z czasu potrzebnego na przesłanie i odbiór przesyłki. W przypadku doręczeń elektronicznych czas ten liczony jest w minutach, a nawet w sekundach. Pomimo szybkości tego typu rozwiązań, w przypadku doręczeń elektronicznych będziemy mieć zasadę terminowości. Oznacza to, że w w przypadku wysłania przesyłki do urzędu, spełnienie wymagania prawnego, jeżeli chodzi o czas, jest wtedy gdy nadanie danej przesyłki nastąpiło w terminie. Potwierdzenie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowód nadania.

Finalnie cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana ma być w formie elektronicznej. Przy pomocy publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego jak i z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej. Oznacza to, że przesyłka nadana w sposób elektroniczny przez podmiot publiczny, zostanie także wydrukowana, zakopertowana i wysłana do odbiorcy w tradycyjnej formie w ramach usługi Poczty. Dzieje się tak w przypadkach braku możliwości doręczenia korespondencji na adres doręczeń elektronicznych.

Baza adresów elektronicznych

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych został nałożony na takie podmioty publiczne jak sądy, jednostki samorządu terytorialnego, administrację rządową, podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców w KRS, NFZ, ZUS jak i CEIDG, jak również osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Adresy do doręczeń elektronicznych tych podmiotów muszą zostać wpisane do bazy adresów elektronicznych. Adres wpisany do bazy adresów elektroniczny sprawia, że korespondencja doręczana przez podmioty publiczne na ten adres. Wpis do bazy adresów elektronicznych w przypadku osób fizycznych jest dobrowolny i istnieje możliwość rezygnacji z ujawnienia adresu do doręczeń elektronicznych w bazie. Warto już teraz rozważyć i zawnioskować o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Dotyczy to nie tylko podmiotów publicznych, ale także przedsiębiorców, którzy mogą odnieść korzyści z tego tytułu na przykład w kwestii wydajności czy ekologii.

Bezpieczeństwo elektronicznego dowodu nadania doręczeń elektronicznych

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego potwierdza dane zarówno nadawcy jak i adresata co sprawia, że można jednoznacznie zidentyfikować oba podmioty. Proces potwierdzenia i sprawdzenia tożsamości nadawcy, ma za zadanie zapewnić autentyczność, jak również zabezpieczyć przed niechcianą korespondencją. Dopiero gdy, nastąpi przekazanie danych elektronicznych przez zidentyfikowanego i uwierzytelnionego użytkownika, możliwe będzie wydanie dowodu wysłania przesyłki.

Dowód nadania zawsze ma określony i szczegółowy czas nadania korespondencji, oraz zawiera jednoznaczne odniesienie zarówno do treści korespondencji jak i wszystkich załączników za pomocą funkcji skrótu (elektronicznego odcisku palca). Integralność i autentyczność całości dowodu jest zapewniona przez pieczęć elektroniczną oraz kwalifikowany znacznik czasu. 

Integralność potwierdza to, że przesyłka na żadnym etapie transportu do odbiorcy nie uległa zmianie czy uszkodzeniu. Autentyczność natomiast potwierdza nadawcę, a także to że przesyłka została w rzeczywistości nadana w danym czasie. Sprawia to, że w przypadku wielu spraw rejestrowane doręczenie elektroniczne, może zastąpić podpis elektroniczny.

Kiedy przesyłka jest uznana za doręczoną?

Przesyłka nadana przez nas do urzędu, będzie uznana za doręczoną w chwili, gdy zostanie przygotowana przez system doręczeń elektronicznych do odbioru. Oznacza to, że musi dojść do przygotowania danych do odbioru przez urząd, a nie faktycznego doręczenia do urzędu. Jeżeli chodzi o przesyłki z urzędów do osób prywatnych i firm, doręczenie nastąpi, gdy adresat odbierze przesyłkę, lub po dwóch tygodniach od jej nadania. W przypadku elektronicznych przesyłek poleconych, które są przekazywane pomiędzy podmiotami prywatnymi zarówno czas nadania jak i doręczenia jest rzeczywistym terminem czynności faktycznej.

Elektroniczny dowód nadania, a postępowanie sądowe

W przypadku postępowania sądowego, posiadając elektroniczne potwierdzenie nadania przesyłki możliwa jest identyfikacja adresata i to, że w rzeczywistości nadaliśmy konkretną korespondencje. Może być to przydatne w sytuacjach, gdy istotne jest potwierdzenie danego terminu, obywatel może zaświadczyć że w terminie zgłosił na przykład remont budynku, a pracodawca to, że na czas dostarczył pracownikowi dokumenty przedstawiające warunki współpracy.

Warto pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy są zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym, są zobowiązani do uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych najpóźniej do 5 lipca 2022 roku. Natomiast podmioty, które są wpisane do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, muszą uzyskać adres do doręczeń elektronicznych do 1 października 2026 roku. Natomiast od dnia 01.01. 2024 roku wymogi te obejmą jednostki samorządu terytorialnego. Wynika to z kalendarza wdrażania ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Skutki drukowania e-dowodu nadania

E-dowód nadania jest dokumentem elektronicznym. Oznacza to, że takiego dokumentu nie należy drukować. Wszelkie dane takie jak pieczęć elektroniczna czy znaczniki czasu są w formie elektronicznej, dlatego wydruk nie będzie ich zawierał. Należy zatem pamiętać o tym, by dokumenty elektroniczne i dowody elektroniczne składować w systemach elektronicznych. Warto się wcześniej upewnić, czy dostawca usług doręczenia elektronicznego w naszym imieniu, będzie długoterminowo przechowywał te dokumenty, lub korzystać w własnych repozytoriów dokumentów. Dlatego, że w przypadku konieczności ukazania konkretnego dokumentu na przykład w urzędzie czy sądzie, trzeba będzie go przedstawić w oryginalnej formie, czyli właśnie elektronicznej.

 

 

Data publikacji: 11.03.2022

Powiązane