Chociaż e-Doręczenia są usługą cyfrową znaną od niedawna w Polsce, we Włoszech można się z nimi było spotkać od 2004 roku, na długo przed wprowadzeniem w życie pierwszego Rozporządzenia eIDAS. Certyfikowana Poczta Elektroniczna jest obecnie nieodłączną częścią procesu zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej oraz komunikacji z urzędami administracji publicznej. Nie tylko redukuje koszty, ale też skraca czas potrzebny na doręczenie dokumentacji minimalizując możliwość popełnienia błędu ludzkiego.

Sprawdź nasze szkolenie z doręczeń elektronicznych

e-Doręczenia we Włoszech

Wspomniana powyżej Certyfikowana Poczta Elektroniczna (PEC) działa w tym kraju od 2004 roku, czyli wystartowała jeszcze przed wdrożeniem eIDAS 1.0 w 2014 roku. Certyfikowana poczta e-mail, będąca docelowym adresem doręczeń elektronicznych, jest najbardziej rozpowszechnioną formą usług zaufania we Włoszech. Aktualnie w tym południowoeuropejskim kraju funkcjonuje 15 milionów aktywnych skrzynek pocztowych PEC, a w samym 2022 roku było wysłanych przez ten system blisko 2,7 miliarda wiadomości.

Źródło danych: https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/statistiche-utilizzo-pec

Na samym początku funkcjonowania, Certyfikowana Poczta Elektroniczna była wykorzystywana jedynie przez administrację publiczną oraz instytucje rządowe w celu komunikowania się między sobą. Dopiero w późniejszym okresie wprowadzono obowiązek posiadania co najmniej jednego konta PEC przez podmioty prywatne.

Domicilio Digitale, oficjalny adres elektroniczny, obowiązuje we Włoszech od 6 czerwca 2023 roku i umożliwia każdemu obywatelowi powyżej 18 roku życia, który posiada odpowiednie narzędzie eID (typowo włoskie SPID, CIE, bądź CNS) na wybranie własnego adresu cyfrowego w INAD (Krajowy Rejestr Adresów Elektronicznych). Taki adres pozwala on na wszelkiego rodzaju korespondencję z administracją publiczną mająca moc prawną (zwroty i odliczenia od podatku, raporty o karach administracyjnych itp.).

Zastosowania doręczeń elektronicznych

Certyfikowana Poczta Elektroniczna w niektórych sektorach włoskiej administracji publicznych już teraz stanowi podstawę komunikacji nie tylko między urzędami, ale także w komunikacji pomiędzy obywatelami, a urzędami. Przykładem tego może być ekosystem wymiaru sprawiedliwości. W tym wypadku kancelarie prawne używają PEC w celu składania wniosków sądowych za pomocą załączników XML.

W małych i dużych firmach e-Doręczenia pozwalają na łatwą i szybką wysyłkę różnych dokumentów, umów, rachunków, czy też faktur. Szacuje się, że w średniej wielkości firmach we Włoszech wysyła się aż 5-6 przesyłek elektronicznych dziennie. Pozwala to na niebywałą oszczędność nie tylko zasobów finansowych, ale też czasu. To samo dotyczy freelancerów oraz wszystkich obywateli, którzy nie muszą chodzić specjalnie na pocztę w celu wysłania dokumentów. Ponadto obecnie założenie adresu PEC jest obowiązkowe w celu założenia nowej firmy.

Niektóre zastosowania PEC w firmach włoskich to:

Otrzymywanie korespondencji od administracji publicznej,

Wysyłanie i otrzymywanie faktur,

Rozwiązywanie umów,

Składanie wniosków, np. wniosku o pozwolenie na budowę,

Komunikacja między firmą a pracownikiem: wysłanie list płac, zwolnienie pracownika, bądź złożenie rezygnacji,

Wysłanie oferty do sprzedającego, bądź agencji nieruchomości w celu wzięcia udziału w aukcji nieruchomości.

Chociaż obecnie adres elektroniczny jest w głównej mierze stosowany do komunikacji finansowej, jednak istnieją plany, by rozszerzyć jego działanie o komunikację między obywatelami w celu zawierania umów, komunikacji z bankami, firmami ubezpieczeniowymi, bądź między firmami.

Szerokie zastosowanie PEC wynika z:

Wczesnego przyjęcia prawnego systemu e-doręczeń,

Doświadczenia użytkownika – doręczenia są łatwe w obsłudze, z przejrzystym interfejsem sieciowym,

Interoperacyjności – konto PEC można bez problemu używać do wysyłania wiadomości na konto PEC innego podmiotu,

Ponadto korzystanie z PEC jest łatwe, szybkie, bezpieczne, legalne i tanie (wygodne).

Korzyści płynące z PEC i doręczeń elektronicznych

Istnieje wiele korzyści wynikających z używania Certyfikowanej Poczty Elektronicznej oraz doręczeń elektronicznych we Włoszech. Wystarczy wspomnieć o redukcji nakładów finansowych i czasu spędzanego na doręczaniu dokumentów, składaniu wniosków, czy też szeroko pojętej komunikacji o charakterze prawnym. Istotna jest również wygoda oraz zmniejszenie prawdopodobieństwa zagubienia, bądź nieprawidłowego dostarczenia przesyłki w wyniku błędu ludzkiego.

Wśród korzyści płynących z używania doręczeń elektronicznych wyróżnić można:

Natychmiastowa realizacja – nie ma potrzeby udawać się na pocztę, a ponadto sama dostawa trwa minuty.

Korzyści finansowe – wynikające z redukcji potrzebnego nakładu pracy i materiałów potrzebnych do wysłania i dostarczenia przesyłki.

Redukcja zanieczyszczeń i śladu CO2 – jako, że przesyłki są dostarczane elektronicznie nie istnieje potrzeba ich przewozu, bądź przechowywania.

Paperless – oszczędność papieru oraz redukcja ilości wyciętych drzew wykorzystywanych do produkcji papieru na arkusze, koperty, potwierdzenia nadania, czy też odbioru, znaczków pocztowych itp.

Ograniczenie ilości potrzebnego nakładu pracy fizycznej potrzebnej do doręczenia przesyłek – wiąże się to z redukcją etatów ale także z minimalizacją potrzebnego nakładu pracy i czasu potrzebnego w procesie wysyłki;

Archiwizacja elektroniczna – brak potrzeby przechowywania fizycznych dokumentów, które zajmują dużo miejsca.

W przypadku rynku włoskiego korzyści płynące z zastosowania doręczeń elektronicznych wyniosły 3,5 mld euro do 2022 roku i szacuje się, że w okresie 2023-2026 mogą one wynieść nawet 2,5 mld euro. Redukcja śladu węglowego też nie jest mała, ponieważ tylko w tym roku wyniesie ona 98,9 tysięcy ton CO2.

Jednym z największych atutów wprowadzenia doręczeń elektronicznych z punktu widzenia administracji we Włoszech było to, że kraj ten był w stanie spełnić swoje cele bez potrzeby korzystania z środków publicznych.

Żeby dowiedzieć się więcej na temat e-Doręczeń w Polsce zachęcamy do zapisania się na webinarium Trusted Economy Forum – Edycja polska – e-Doręczenia. Zapisz się już teraz na https://trustedeconomyforum.com/e-doreczenia/

Sprawdź nasze szkolenie z doręczeń elektronicznych

Zapisz się na szkolenie!