Adam Ptasiewicz · Czas czytania: 5 minut
1 października 2026 to kolejna ważna data w harmonogramie wdrażania e-Doręczeń. Od tego dnia obowiązek posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń obejmie przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025.
Warto przygotować się do tej zmiany odpowiednio wcześniej – również dlatego, że przedsiębiorca ma możliwość wyboru sposobu realizacji obowiązku.
Kogo obejmie obowiązek od 1 października 2026?
Termin dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. Zgodnie z harmonogramem wdrażania e-Doręczeń od 1 października 2026 powinni oni posiadać aktywny adres do doręczeń elektronicznych.
W przypadku części przedsiębiorców obowiązek mógł powstać wcześniej. Dotyczy to m.in. przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do końca 2024 roku, którzy po 30 czerwca 2025 r. dokonywali zmian we wpisie. Dla tej grupy obowiązek został powiązany już z aktualizacją danych w CEIDG.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia umożliwiają elektroniczne wysyłanie i odbieranie korespondencji z dowodami jej nadania oraz odbioru.
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego zapewnia prawnie ważne dowody wysłania i otrzymania korespondencji. Doręczenie realizowane w tym modelu jest prawnie równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość prowadzenia formalnej korespondencji w formie cyfrowej. Zarówno z administracją publiczną, jak i, w przypadku usług kwalifikowanych, z innymi firmami oraz podmiotami niepublicznymi.
Obowiązek adresu nie oznacza jednego dostawcy
Jednym z istotnych elementów modelu e-Doręczeń jest możliwość wyboru dostawcy usługi.
Przedsiębiorca może skorzystać z:
- usługi publicznej, w której adres do e-Doręczeń jest powiązany z usługą świadczoną przez Pocztę Polską; można też aktywować powiązaną usługę dodatkową e-Polecony, która za opłatą umożliwia korespondencję z podmiotami niepublicznymi.
- usługi kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (KDU), wybierając jednego z dostawców dostępnych na rynku.
W obu przypadkach cel jest ten sam – uzyskanie adresu do e-Doręczeń, który może być wykorzystywany do komunikacji elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Różni się natomiast miejsce rozpoczęcia procesu. Jeśli przedsiębiorca wybiera usługę kwalifikowaną, wniosek składa w systemie wybranego dostawcy. Jeśli korzysta ze ścieżki publicznej, adres jest tworzony w ramach usługi obsługiwanej przez Pocztę Polską.
Po uzyskaniu adresu potrzebna jest jego aktywacja
Niezależnie od wyboru dostawcy, po uzyskaniu adresu konieczna jest jego aktywacja do komunikacji z podmiotami publicznymi.
Oznacza to, że z perspektywy przedsiębiorcy schemat postępowania jest w praktyce podobny:
- Wybór dostawcy e-Doręczeń,
- Złożenie wniosku w odpowiednim systemie,
- Uzyskanie adresu do e-Doręczeń,
- Aktywacja adresu do komunikacji z podmiotami publicznymi.
Sam wybór pomiędzy usługą publiczną, a kwalifikowaną nie zmienia więc podstawowego obowiązku. Różnice dotyczą przede wszystkim modelu świadczenia usługi oraz dostępnych funkcjonalności.
Jeden adres czy kilka?
To jedna z praktycznych różnic pomiędzy usługą publiczną, a usługami kwalifikowanymi.
W ramach usługi publicznej przedsiębiorca korzysta z jednego adresu do e-Doręczeń.
Usługi świadczone przez kwalifikowanych dostawców mogą natomiast umożliwiać posiadanie wielu adresów do doręczeń.
Dla części organizacji może mieć to znaczenie operacyjne. Możliwość korzystania z wielu adresów pozwala bowiem rozdzielić obsługę korespondencji – przykładowo pomiędzy różne jednostki organizacyjne, procesy czy obszary działalności firmy.
Dlatego wybór rozwiązania warto rozpatrywać nie tylko z perspektywy samego spełnienia obowiązku, ale również sposobu, w jaki e-Doręczenia mają funkcjonować w organizacji.
Kwalifikowani dostawcy usług – kto świadczy takie usługi?
Kwalifikowani dostawcy usług to podmioty posiadające odpowiednie uprawnienia do świadczenia kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i wpisane do rejestru dostawców usług zaufania.
Na rynku dostępne są rozwiązania oferowane m.in. przez Asseco Data Systems, Autenti, czy Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych.
Ponieważ lista dostawców oraz zakres oferowanych przez nich usług mogą się zmieniać, przed podjęciem decyzji warto sprawdzić aktualne informacje publikowane w oficjalnym serwisie e-Doręczeń.
Aktualna lista kwalifikowanych dostawców usług:
https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu
1 października – warto przygotować się wcześniej
Dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do końca 2024 roku – 1 października to kolejny etap wdrażania obowiązkowych e-Doręczeń. Przygotowanie do tego terminu nie musi jednak sprowadzać się wyłącznie do technicznego uzyskania adresu.
Adam Ptasiewicz
Data publikacji 23.09.2026