Z początkiem 2026 roku obowiązek doręczania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń stał się faktem. Wygasły przepisy dotyczące tzw. okresu przejściowego, które pozwalały na równoległe korzystanie z innych kanałów, mimo posiadania przez dany podmiot adresu do doręczeń. W konsekwencji możliwość korespondencji przez ePUAP została znacząco ograniczona i pozbawiona atrybutu skutecznego doręczenia. Co to oznacza w praktyce? e-Doręczenia stały się podstawowym (jeżeli nie jedynym) kanałem komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi, który gwarantuje skutek prawny nadania i odebrania korespondencji.
Dlaczego 2026 rok będzie kluczowy dla e-Doręczeń?
Obecnie obowiązek posiadania adresu do doręczeń (ADE) dotyczy już:
- podmiotów publicznych,
- wszystkich podmiotów zarejestrowanych w KRS,
- przedstawicieli zawodów zaufania,
a od 1 października 2026 będzie dotyczył też wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG.
Obywatele mają dowolność decyzji o posiadaniu ADE, ale po wygaśnięciu przepisów przejściowych dot. EPUAP, tylko stosowanie e-Doręczeń zagwarantuje im możliwość prawnie skutecznej korespondencji elektronicznej z administracją publiczną.
Przedsiębiorcy i obywatele mogą wybierać dostawcę usług e-Doręczeń spośród kilku dostawców kwalifikowanych:
- Asseco Data System (Certum),
- Autenti,
- PWPW (eDOPost),
- oraz usługi operatora wyznaczonego, którym jest Poczta Polska.
Zgodnie z Ustawą i Standardem ogłaszanym przez Ministra Cyfryzacji, wszyscy ci dostawcy zapewniają komunikację z podmiotami publicznymi i dostarczają równoważne dowody nadania i doręczenia korespondencji. Niestety, mimo zapowiedzi, do tej pory (stan na styczeń 2026 roku) nie pojawiła się nowelizacja Ustawy o e-Doręczeniach, a jej obecny sposób procedowania może spowodować, że nie nastąpi to w pierwszej połowie 2026 r. To nienajlepsza informacja, ponieważ e-Doręczenia potrzebują pilnych zmian. Problemy e-Doręczeń są znane i przekazywane do Ministerstwa Cyfryzacji zarówno przez organizacje zrzeszające podmioty zobowiązane do korzystania e-Doręczeń, jak i samych dostawców.
e-Doręczenia potrzebują zmian
Warto ten fakt zasygnalizować, bo aktualnie wdrażany KSeF może pochłonąć sporą część uwagi. A oba te rozwiązania są ważne i w zależności od sposobu dalszego wdrażania, mogą ułatwić lub utrudnić komunikację elektroniczną.
Obecny stan wprawdzie pozwala wielu firmom realizować szkolenia i projekty doradcze, gdzie wyjaśniają zasady działania i korzystania z e-Doręczeń, wraz z pułapkami, na które natrafiają użytkownicy. Jednak znacznie efektywniej byłoby móc skupić się na wskazywaniu kierunków rozwoju i wspólnym wdrażaniu rozwiązań, które ułatwiają i przyśpieszają procesy biznesowe.
Bo e-Doręczenia to przede wszystkim narzędzie dla przedsiębiorców. I ci z nich, którzy już zrozumieli korzyści wynikające z e-Doręczeń, przygotowują rozwiązania, wyprzedzające konkurencję.
Zmiany są konieczne, gdyż od ostatniej aktualizacji Ustawy pojawiły się nowe akty prawne – w szczególności Rozporządzenie wykonawcze 2025/1944, które ustanawia zasady funkcjonowania usługi e-Doręczeń w UE. Jest to bardzo istotny akt, głównie ze względu na wskazane w nim standardy techniczne, które zapewniają swobodę wymiany przesyłek między dostawcami z różnych krajów. Jest to także jeden z problemów, z którym nadal borykamy się w Polsce, ze względu na brak aktualizacji Standardu w tym obszarze ze strony Ministerstwa Cyfryzacji.
Najważniejszym motorem zmian regulacyjnych jest realizacja potrzeb użytkowników e-Doręczeń
Użytkownicy zgłaszają następujące uwagi:
- umożliwienie na witrynach gov.pl i biznes.gov.pl wyboru dostawcy usługi e-Doręczeń w procesie wnioskowania o adres do doręczeń,
- umożliwienie przedsiębiorcom wyboru dostawcy bezpośrednio w rejestrach KRS i CEIDG,
- umożliwienie obywatelom i przedsiębiorcom, korzystającym z usług kwalifikowanych identyfikacji i uwierzytelnienia z wykorzystaniem publicznego węzła krajowego,
- wdrożenie do e-Doręczeń funkcjonalności ePUAP, których pozbawiono podmioty publiczne i obywateli po zakończeniu okresu przejściowego,
- zapewnienie przekazywania między usługami e-Doręczeń informacji (atrybutów) dodatkowych, które są niezbędne w codziennych procesach operacyjnych,
- zwiększenie konkurencyjności usług: opłata operatora wyznaczonego dla podmiotów publicznych to 5,30 zł netto za przesyłkę, podczas gdy podmioty komercyjne, również w usłudze operatora wyznaczonego,
otrzymują cenę 2,20 zł brutto - na wolnym rynku oferty innych dostawców pozwalają uzyskać obecnie ceny poniżej 2 zł, - wprowadzenie nadzoru jakościowego nad dostawcami także w celu rozstrzygania sporów, które dotyczą poprawności i odpowiedzialności za świadczone usługi.
Jest wiele dobrego w e-Doręczeniach, więc wspomnianych zmian nie musi być dużo, jednak z pewnością powinny być one przemyślane i jak najszybciej wdrożone. A do tego potrzebny jest dialog i konstruktywne działania ze strony regulatora.
Data publikacji: 28.01.2025