KSeF w praktyce: usługi zaufania i współpraca z klientami zagranicznymi

Obserwatorium biz » artykuły

Spis treści:

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, administrowana przez Ministerstwo Finansów. Służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Te faktury mają formę pliku XML zgodnego z ujednoliconym wzorcem, co pozwala na automatyzację procesów księgowych. KSeF stanie się obowiązkowy dla polskich przedsiębiorców w 2026 roku.

Kto będzie wyłączony z obowiązku stosowania KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie docelowo szeroką grupę podatników, jednak przepisy (m.in. Rozporządzenia wykonawcze do Krajowego Systemu e-Faktur, Ustawa o podatku od towarów i usług) przewidują istotne wyłączenia – zarówno o charakterze stałym, jak i tymczasowym.

🔹Wyłączenia stałe

Istnieją grupy podatników oraz rodzaje transakcji, które są trwale wyłączone z obowiązku korzystania z systemu. Są to:

  • Podmioty zagraniczne: Obowiązek nie dotyczy firm, które nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Są one również zwolnione, jeśli posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w danej dostawie towarów lub usług. Te podmioty mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Należy jednak pamiętać, że KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców, a jedynie do wystawiania faktur według polskich przepisów.
  • Faktury B2C: Sprzedaż dokumentowana na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie musi być raportowana w KSeF. Wystawianie faktur w systemie dla konsumentów pozostaje dobrowolne.
  • Specyficzne usługi transportowe i finansowe: W określonych przypadkach zwolnienie z KSeF dotyczy dokumentów uznawanych za faktury, są to:
    • przejazdy płatnymi autostradami dokumentowane paragonem z NIP,
    • usługi przewozu osób dokumentowane biletami (np. kolejowymi, autobusowymi),
    • usługi kontroli i nadzoru lotniczego,
    • usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT, jeśli dokumentowane są fakturami uproszczonymi o ograniczonym zakresie danych.
  • Faktury proforma: Te dokumenty, w myśl ustawy o VAT, nie są fakturami, dlatego ich wystawianie odbywa się całkowicie poza systemem KSeF.

🔹Wyłączenia tymczasowe (okres przejściowy do końca 2026 r.)

Aby ułatwić firmom adaptację, ustawodawca wprowadził progi i wyjątki, które obowiązują do 31 grudnia 2026 r.:

  • Mali podatnicy (limit 10 tys. zł): Przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF (papierowo lub elektronicznie), jeżeli łączna wartość sprzedaży z podatkiem na fakturach nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł. Jeśli limit zostanie przekroczony, od tej konkretnej faktury (i każdej kolejnej w miesiącu) należy już korzystać z KSeF.
  • Kasy rejestrujące i paragony z NIP: Do końca 2026 r. faktury mogą być wystawiane przy użyciu kas fiskalnych (w tym paragony z NIP do 450 zł uznawane za faktury uproszczone) bez konieczności przesyłania ich do KSeF.

Harmonogram obowiązkowego stosowania KSeF

Wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF nastąpi etapami:

  • Od 1 lutego 2026 r.: Obowiązek dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
  • Od 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązek dla pozostałych podatników.

Dostęp do systemu KSeF – sposoby uwierzytelniania podmiotów, które korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur

System KSeF przewiduje kilka metod uwierzytelniania, które można podzielić na dwie główne kategorie:

– metoda dla użytkowników, którzy logują się bezpośrednio do systemu KSeF

– metoda wykorzystywana w przypadku integracji z zewnętrznym oprogramowaniem (np. księgowym etc.)

Ustawodawca przewidział kilka alternatywnych metod uwierzytelnianie podmiotów, które korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z § 6. 1. ROZPORZĄDZENIA MINISTRA FINANSÓW I GOSPODARKI z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur można użyć:

  • środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej (np. aplikacji mObywatel),
  • danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
  • danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
  • certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się w jeden z w/w sposobów.

Dodatkowo, zgodnie z § 13. 1 w/w Rozporządzenia, do uwierzytelniania się podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku osób fizycznych może służyć także podpis zaufany (do dnia 31 marca 2026 r.) natomiast w przypadku podmiotów prawnych również token autoryzacyjny (do dnia 31 grudnia 2026 r.).

Czym jest certyfikat KSeF?

Ceryfikat KSeF to elektroniczny klucz wydawany bezpośrednio w systemie KSeF. Służy do jednoznacznej identyfikacji podmiotu lub osoby korzystającej z systemu za pośrednictwem zintegrowanego oprogramowania. Jest on niezbędny do automatycznej wymiany danych (wysyłania i pobierania faktur) między systemem finansowo-księgowym a KSeF. Od 2027 roku będzie to jedyna metoda, w przypadku korzystania z KSeF za pośrednictwem zewnętrznego oprogramowania.

Certyfikat KSeF umożliwia również wystawianie faktur w trybie awaryjnym lub przy braku dostępu do Internetu przez oznaczenie ich specjalnym kodem, opartym na certyfikacie.

Aby móc legalnie wystawić fakturę w trybie offline (np. w przypadku awarii, niedostępności systemu lub planowo –  w ramach trybu offline24, który pozwala na wysłanie faktury do systemu w ciągu następnego dnia roboczego), firma musi wcześniej wygenerować i pobrać specjalny certyfikat KSeF (typu 2). Jest on niezbędny do wygenerowania drugiego kodu QR na fakturze offline, który jest opatrzony podpisem potwierdzającym tożsamość wystawcy. Dzięki niemu odbiorca faktury (w tym np. kontrahent zagraniczny) może zweryfikować, kto wystawił dokument, nawet jeśli nie ma on jeszcze nadanego numeru KSeF.

Wniosek o certyfikat składa się w dostępnym po uwierzytelnieniu Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU – specjalna część KSeF, udostępniona jako portal przez Ministerstwo Finansów) lub bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF. Maksymalna ważność certyfikatu wynosi 2 lata, po czym wymaga odnowienia. Możliwe do wygenerowania są dwa typy certyfikatów: do uwierzytelnienia w systemie oraz do podpisu w trybie offline. Podmiot z NIP może posiadać do 100 aktywnych certyfikatów, a osoba fizyczna z numerem PESEL – do 2.

Czym jest token autoryzacyjny?

Token autoryzacyjny to unikalny, 40-znakowy ciąg alfanumeryczny, generowany w KSeF po uwierzytelnieniu, przypisany do konkretnego podmiotu z określonym zakresem uprawnień. Umożliwia aplikacjom zintegrowanym dostęp do KSeF bez każdorazowego logowania za pomocą podpisu czy Profilu Zaufanego. Jest wygodny do automatyzacji procesów i nadawania dostępu pracownikom lub biurom rachunkowym bez ujawniania danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że zostanie wycofany z końcem 2026 roku, i że w przypadku uwierzytelnienia się w ten sposób nie będzie możliwe wytworzenie certyfikatu KSeF.

Jak wygląda zarządzanie uprawnieniami w systemie KSeF?

Dostęp do funkcji KSeF jest ściśle regulowany przez system uprawnień, które można nadawać i odbierać na dwa sposoby:

  • poprzez zawiadomienie ZAW-FA
  • elektronicznie w systemie

Formularz ZAW-FA to oficjalne zawiadomienie składane do urzędu skarbowego w celu nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF. Umożliwia on wskazanie pierwszej osoby fizycznej (tzw. superadministratora), która będzie zarządzać uprawnieniami w KSeF w imieniu podmiotu. Dopiero ta osoba, po przetworzeniu wniosku przez urząd skarbowy, będzie mogła zalogować się do systemu i nadawać kolejne uprawnienia (np. dla księgowości czy pracowników działu sprzedaży) już w pełni elektronicznie.

Formularz ZAW-FA pozwala także cofnąć dostęp np. byłemu pracownikowi lub biuru rachunkowemu, jak również rejestrację „odcisku palca” (fingerprint) kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera NIP ani numeru PESEL (np. w przypadku cudzoziemców).

Formularz ZAW-FA – kto musi go złożyć, a kto nie?

  1. Obowiązkowo:
  • podmioty, które nie są osobami fizycznymi (spółki, fundacje, stowarzyszenia, JST), nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i chcą nadać pierwsze uprawnienia fakultatywnie
  • w określonych przypadkach muszą to zrobić podmioty, które są zobowiązane zgłosić podpis kwalifikowany bez identyfikatorów NIP/PESEL.
  1. Brak obowiązku składania mają:
  • osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). One automatycznie uzyskują uprawnienia właścicielskie, po pierwszym uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym
  • podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP. Jeśli bowiem pieczęć zawiera NIP, firmy mogą korzystać z KSeF automatycznie na podstawie tzw. uprawnień właścicielskich (przypisanych domyślnie, systemowo dla identyfikatora NIP podatnika.), bez konieczności składania jakichkolwiek dokumentów w urzędzie. Taka pieczęć jednoznacznie identyfikuje osobę prawną, więc KSeF automatycznie przyzna dostęp.
  • osoby, którym uprawnienia zostały nadane już wewnętrznie w KSeF przez osobę z dostępem właścicielskim. Przykładowo, jeżeli właściciel JDG lub członek zarządu spółki, który ma już aktywny dostęp, nada uprawnienia innemu użytkownikowi bezpośrednio w aplikacji KSeF.

Formularz można złożyć w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego lub elektronicznie np. przez e-Urząd Skarbowy jako załącznik do Pisma Ogólnego.

Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienia składane przez ePUAP nie są uznawane za skutecznie doręczone.

KSeF a klienci zagraniczni

Otrzymywanie faktur przez zagranicznych nabywców

Klienci zagraniczni, którzy nie posiadają polskiego numeru NIP, nie mogą zalogować się do KSeF, aby pobrać fakturę. W związku z tym sprzedawca musi dostarczyć fakturę w uzgodniony sposób np. pocztą elektroniczną (PDF) lub w formie papierowej, a taka faktura (wizualizacja faktury ustrukturyzowanej) musi być opatrzona kodem QR, który umożliwia nabywcy weryfikację dokumentu w systemie KSeF.

Faktura może być przygotowana w innym języku, jednak jej dane merytoryczne muszą być zgodne z plikiem XML przesłanym do KSeF.

Uwierzytelnianie cudzoziemców i zagraniczne podpisy

Cudzoziemcy, którzy muszą logować się do KSeF (np. jako członkowie zarządu polskich spółek), mogą korzystać z zagranicznych kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Wiąże się to jednak z dodatkowymi formalnościami, ponieważ jeśli podpis nie zawiera numeru NIP ani PESEL, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do polskiego urzędu skarbowego w wyżej opisany sposób.

W formularzu należy zgłosić tzw. odcisk palca (fingerprint) certyfikatu, czyli jego unikalny skrót kryptograficzny. Dopiero po wprowadzeniu tych danych przez urzędnika, cudzoziemiec będzie mógł uwierzytelnić się w KSeF tym podpisem.

Samofakturowanie (self-billing)

System umożliwia nabywcom z innych krajów UE, posiadającym numer VAT UE, wystawianie faktur w imieniu polskiego sprzedawcy w ramach procedury samofakturowania (np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów – WDT). W takim przypadku polski sprzedawca musi najpierw nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia bezpośrednio w systemie

Identyfikacja nabywcy bez NIP

W przypadku wystawiania faktury dla klienta zagranicznego (nabywcy, który nie posiada NIP), w strukturze faktury XML wypełnia się pole BrakID wartością „1”. System dopuszcza wystawienie faktury bez identyfikatora nabywcy, co jest kluczowe dla transakcji międzynarodowych.

Dla klienta zagranicznego KSeF oznacza przede wszystkim zmianę formy otrzymywanych dokumentów (faktury z kodem QR) oraz konieczność dopełnienia formalności (ZAW-FA), jeśli ten klient zarządza polskim podmiotem i posługuje się zagranicznym e-podpisem.

Jakie mamy korzyści z wprowadzenia systemu KSeF?

Najważniejsze korzyści, jakie powinno przynieść wdrożenie KSeF to:

  • zmniejszenie ryzyka błędów, dzięki jednolitemu formatowi faktur,
  • usprawnienie obiegu dokumentów (faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym),
  • możliwość importu danych bezpośrednio do systemów księgowych.

Ponadto faktury są archiwizowane w systemie przez 10 lat, co eliminuje konieczność ich samodzielnego przechowywania i ryzyko utraty. Pojawi się również możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT w skróconym terminie 40 dni (zamiast 60), a nabywca zyska  pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot, który jest do tego uprawniony.

 

Data publikacji: 21.01.2026