Na rynku pojawia się coraz więcej elektronicznych rozwiązań, które mają za zadanie usprawnić obieg dokumentów, zarówno w firmie jak i administracji publicznej. Dla początkujących pierwsze kroki w stronę korzystania z e-dokumentów mogą okazać się jednak problematyczne.
Spis treści:
- Korzyści z używania podpisu elektronicznego
- Co należy wiedzieć przed wyrobieniem podpisu elektronicznego?
- Jak wyrobić podpis elektroniczny?
Dowiedz się więcej o podpisie elektronicznym
Co należy wiedzieć przed wyrobieniem podpisu elektronicznego?
→ Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami prawa
Jest to bardzo ważny krok, który pozwala ustalić jaki rodzaj podpisu elektronicznego jest potrzebny do konkretnych dokumentów.
→ Porozmawiaj z kontrahentami o e-dokumentach
Może okazać się, że osoba, z którą chcesz przeprowadzić transakcję nie jest gotowa na podpisywanie dokumentów online.
→ Wybór usługodawcy
W zależności od tego, do czego e-podpis będzie służył powinniśmy wybrać właściwego dostawcę usługi, który dostarczy rozwiazanie realizujące te potrzeby.
Wszystkie informacje, które są potrzebne do wdrożenia podpisu elektronicznego można zdobyć na:
Podpis oparty o Profil Zaufany
Jeżeli interesuje nas podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej, na początku warto zdefiniować, aspekty które różnią podpis elektroniczny od podpisu opartego o Profil Zaufany – czyli Podpisu Zaufanego. Profil Zaufany to niekomercyjny środek służący identyfikacji elektronicznej. Potwierdza on naszą tożsamość w kontaktach z administracją publiczną. By z niego skorzystać musimy założyć Profil Zaufany bezpośrednio lub za pomocą bankowości elektronicznej. Możemy wykorzystać go w kontaktach z takimi instytucjami jak PUE, ZUS czy ePUAP. Profil Zaufany jest ważny przez 3 lata, po tym czasie należy go przedłużyć. Profilem zaufanym możemy podpisać tylko dokumenty kierowane do podmiotów publicznych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Główną cechą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, różniącą go od podpisu elektronicznego opartego o Profil Zaufany jest fakt, że ten pierwszy jest produktem komercyjnym i mającym szerokie zastosowanie zarówno w usługach publicznych jak i prywatnych. Kwalifikowany podpis elektroniczny zabezpieczy zarówno dokumenty urzędowe (jeżeli akceptują dany format), jak i również dokumenty w relacjach firmowych i biznesowych. By podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym konieczny jest kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Pierwszym krokiem będzie odpowiedzenie na pytanie: do czego będzie służył mi podpis elektroniczny?
Jeżeli tylko do kontaktów z urzędami:
Potrzebny będzie podpis zaufany, a do wyrobienia go potrzebujemy profilu zaufanego. Żeby to zrobić wystarczy wejść na stronę ePUAP. Konieczne będzie potwierdzenie swojej tożsamości przez bankowość elektroniczną lub w urzędzie.
Jeżeli do kontaktów biznesowych:
Aby opatrzyć podpisem elektronicznym dokumenty firmowe można, między innymi, skorzystać z usług platformy Autenti, która umożliwia podpisywanie dokumentów za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego, jak również kwalifikowanego, który posiada moc podpisu własnoręcznego. Teraz, dostępna jest oferta Obserwatorium.biz i Autenti, która zakłada bon na darmowy udział w szkoleniu z podpisu elektronicznego. Połączenie szkolenia i podpisu elektronicznego w chmurze zapewni sprawne wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów w firmie.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?
Bezpieczny podpis elektroniczny, czyli zgodnie z eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny – jak go uzyskać? Tutaj wybór usługodawcy polskiego ogranicza się do 5 funkcjonujących na polskim rynku firm, które są kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania. . Ich spis znajduje się w rejestrze kwalifikowanych dostawców na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Natomiast ze względu na równoważność prawa możemy wybrać dowolnego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania z Unii Europejskiej, których listę znajdziemy na zaufanych listach. Żeby wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny wystarczy wejść na stronę jednego z dostawców i przez sklep internetowy kupić wybrany certyfikat e-podpisu, a także wypełnić odpowiednie dane. Kolejnym krokiem będzie weryfikacja tożsamości w placówce firmy lub w punkcie partnerskim – do tego potrzebować będziemy dokumentu tożsamości z numerem PESEL. Po pomyślnej weryfikacji uzyskamy zaawansowany podpis elektroniczny, równy podpisowi własnoręcznemu.
Natomiast ze względu na równoważność prawa możemy wybrać dowolnego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania z UE, których listę znajdziemy na zaufanych listach kwalifikowanych dostawców usług zaufania. W wielu przypadkach wydanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego może odbyć się na podstawie wideoweryfikacji, w której przedstawimy do kamery paszport. W takim wypadku możemy korzystać z podpisu kwalifikowanego bez konieczności chodzenia do punktu rejestracji.
WAŻNE!
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny we wszystkich państwach Unii Europejskiej, w której funkcjonuje około 200 firm wydających certyfikaty do takich podpisów.
Korzyści z używania podpisu elektronicznego
Lista udogodnień, które zachęcają aby wyrobić podpis elektroniczny kwalifikowany jest długa. Warto jednak wyszczególnić niektóre z nich aby ułatwić decyzję o tym, czy założyć kwalifikowany podpis elektroniczny.
Możemy wyróżnić trzy argumenty, przemawiające za tym, aby wykupić certyfikat kwalifikowany:
Oszczędność czasu i pieniędzy
Wygoda i podwójne bezpieczeństwo
Przestrzeń i ekologia
Oszczędność czasu i pieniędzy
Prowadzenie papierowego obiegu dokumentów wiąże się z ich szukaniem, kopiowaniem, czy skanowaniem, a wszystkie te czynności pochłaniają czas każdego dnia. W przypadku e-dokumentów znalezienie i przesyłanie odpowiednich danych można wykonać za pomocą kilku kliknięć. Odbija się to również na finansach – ograniczamy wydatki związane z materiałami biurowymi czy przekazywaniem umów listownie. Okres ważności, jaki posiada kwalifikowany podpis elektroniczny wynosi od roku do trzech lat, dzięki czemu nie musimy przejmować się jego wygaśnięciem przez długi okres czasu.
Wygoda i podwójne bezpieczeństwo
Podpisać e-dokumenty można bez względu na miejsce pobytu i godzinę, a podpisywane dane możemy zabezpieczyć w sposób odpowiadający poziomowi zagrożenia (kradzieżą, modyfikacją czy utratą). Możliwość złożenia podpisu z domu zapewnia również nieocenione bezpieczeństwo ze względu na pandemię, a także według potrzeb, umożliwia przeniesienie części pracy do przestrzeni cyfrowej. Warto również pamiętać że elektroniczny podpis kwalifikowany posiada moc podpisu własnoręcznego, co za tym idzie, jest niezastąpiony w zdalnej działalności gospodarczej.
Przestrzeń i ekologia
Poprzez przeniesienie archiwum dokumentów do pamięci komputerów, powiększamy często ograniczoną przestrzeń. Zmniejsza to również zużycie papieru, a więc wpisuje się w ekologiczną ideę paperless*.
*Paperless oznacza ograniczanie lub w miarę możliwości – całkowitą rezygnację z używania papieru.
Data aktualizacji publikacji: 12.01.2023